Secrétaire h/f

Informations générales Organisme de rattachement Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE Référence 2025-1876579 Date de début de diffusion 11/03/2026 Date de parution 11/03/2026 Localisation TOULOUSE Intitulé long de l'offre Secrétaire (H/F) Direction : Direction Générale de l'Administration Pénitentiaire Employeur Affectation : Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Toulouse – Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation 66 Résidence administrative Perpignan Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi réservé aux fonctionnaires et lauréats d'un concours territorial Domaine / Métier Relation à l'usager - Secrétaire Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Secrétaire H/F Descriptif de l'employeur ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire. Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels Le poste proposé se situe au Centre Pénitentiaire de Perpignan, unité MF du SPIP 66, 1191 Chemin de Mailloles, PERPIGNAN Le poste d'adjoint administratif du secrétariat greffe en milieu fermé est placé sous l'autorité hiérarchique du DPIP MF Les 4 autres adjoints administratifs sont respectivement chargés : du secrétariat-greffe en milieu ouvert (3 postes) ; du secrétariat greffe en milieu fermé. L'adjoint administratif chargé du secrétariat-greffe en milieu fermé exerce des missions d'accueil téléphonique, de gestion administrative du service, est chargé d'assurer la prise en charge administrative des dossiers des personnes suivies par le SPIP, de l'accueil des partenaires et des intervenants, des relations avec le greffe du TJ et du centre pénitentiaire, et du suivi statistique de l'activité du service. Description du poste Mission d'accueil et de communication - Assurer le standard téléphonique - Accueillir les partenaires et intervenants se présentant au service, à la porte d'entrée du centre pénitentiaire ou à la grille d'accès au local du SPIP - Contribuer à la diffusion de l’information et de la documentation au sein du service - Tenir à jour la boîte structurelle du milieu fermé. Mission de participation à l'organisation du service - Aviser le cadre du milieu fermé et en son absence celui du milieu ouvert des absences signalées par les agents - Traiter les courriers internes en provenance des autres services, les courriers externes et les fax. - Identifier les courriers des personnes suivies avec le nom du CPIP référent et aviser le cadre des courriers des personnes absentes. - Tenir à jour la base documentaire du service - Participer aux réunions de service et aux réunions départementales - Réaliser l'inventaire des fournitures de bureau en milieu fermé et assurer l'approvisionnement régulier du service. Mission de suivi administratif des dossiers - Constituer les dossiers des personnes suivies tant matériellement que sur informatique - Affecter les dossiers sur les logiciels informatiques, notamment Génésis - Clôturer les dossiers du service sur APPI et mettre à jour le logiciel Appi en cas de fin de suivi - Archiver les mesures - Transmettre les dossiers clôturés aux SPIP compétents (libération, transfert…) - Préparer les convocations selon l'art 741-1 du CPP - Participer à la constitution des dossiers dans le cadre du déploiement du RPO1 Mission exercée en lien avec le greffe du TJ, le centre pénitentiaire ou le secrétariat greffe en milieu fermé - Lister les personnes pour lesquelles une convocation 741-1 doit être établie - Identifier et diffuser les rôles d'audiences : commissions d'application des peines, débats en chambre du conseil, tribunal d'application des peines - Identifier et diffuser les rôles de délibérés Mission de suivi statistique de l'activité du service - Tenir les statistiques concernant l'ouverture et la fermeture des dossiers - Tenir les statistiques concernant l'affectation des dossiers avec la distinction, pour la MAH, entre prévenus et condamnés. - Tenir les statistiques mensuelles - Tenir les statistiques sur le retour des convocations établies selon l'art. 741-1 du CPP et signées - Tenir les statistiques sur l'ensemble de l'activité des intervenants assurant des permanences (processus sortant, insertion économique), ainsi que, en cas d'absence de coordinateur culturel, des activités culturelles. - Tenir les statistiques sur les mesures spécifiques Connaissances : Connaître la législation et la réglementation concernant la gestion des mesures Savoir-être : Rigueur, organisation, méthodologie Respect de la voie hiérarchique Conditions particulières d'exercice Savoir utiliser les logiciels Appi et Genesis Savoir maîtriser les logiciels Word et Excel Savoir utiliser le serveur Internet et l’Intranet de l’Administration pénitentiaire l’Administration pénitentiaire Savoir rédiger Accueil du public difficile Rémunération fonctionnaires Groupe IFSE : 2 Informations complémentaires Informations complémentaires Organisation de travail : Charte des temps : plage fixe : 09h15-11h15 et 14h00-16h00 / horaires variables : 07h45-09h00 et 16h000-18h45 Restauration : : Mess du CP PERPIGNAN ou salle de repos Accessibilité en transport / Parking : Train, bus / Parking sécurisé Groupe IFSE : 2 Localisation du poste Europe, France, Occitanie, Pyrénées Orientales (66) Géolocalisation du poste Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation (SPIP) des Pyrénées Orientales – 558, rue Pierre Pascal Fauvelle – 66026 PERPIGNAN CEDEX Lieu d'affectation (sans géolocalisation) (SPIP) des Pyrénées Orientales – 558, rue Pierre Pascal Fauvelle – 66026 PERPIGNAN CEDEX Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Contact 1 M. Philippe LAMBRIGOT DFSPIP des Pyrénées-Orientales philippe.lambrigot@justice.fr Contact 2 M. Nina MIEL Adjointe au DFSPIP Nina.miel@justice.fr