DESCRIPTION DU POSTE
Rattaché·e hiérarchiquement à la Directrice des Maisons Sociales de Proximité (MSP) de Perpignan, dans le cadre des missions transversales, le·la candidat·e retenu·e sera en charge de
Missions de secrétariat pour la Direction
Assurer laccueil physique et téléphonique ;
Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous ;
Enregistrer, classer et suivre les courriers, documents et dossiers ;
Effectuer la réalisation et la mise en forme notes, courriers, rapports, tableau de suivi ;
Préparer les réunions trimestrielles dinformation au personnel et gérer les supports et la visio ;
Gérer la réservation des salles de réunion.
Missions administratives transversales
Centraliser les réponses suite aux sollicitations des autres Directions en lien avec les Responsables de services ;
Rédiger les notes à lattention de la Direction suite aux retours des agents ou des Responsables de services ;
Gérer, suivre et rédiger les réponses suite aux interventions du Cabinet et des partenaires, ainsi que les réponses suite aux courriers et courriels des usagers ;
Transmettre et suivre les fiches « incident » ;
Rédiger, transmettre et suivre les demandes de sécurisation ;
Commander les denrées ;
Intervenir ponctuellement sur des tâches dadministration générale.
Missions communication
Contribuer au portail intranet de la Direction des Maisons Sociales de Proximité de Perpignan (DMSPP), véritable outil de travail pratique pour les agents ;
Gérer les listes de diffusion de la DMSPP ;
Être référente pour la lettre dinfo technique du Pôle des Solidarités (collecte et transmission des infos, lien avec lAssistante de Direction de la Directrice Générale Adjointe du Pôle des Solidarités) ;
Être membre du groupe « communication interne » de la DMSPP ;
Gérer les commandes auprès de limprimerie ;
Diffuser les mails à communiquer aux agents ;
Gérer, diffuser et suivre les magazines et la commande douvrages ;
Créer et mettre à jour les documents de communication de la DMSPP en lien avec la Responsable du suivi du projet de direction (plaquette sites) ;
Intervenir en réunion des services (bilan dactivité, statistiques).
Missions ressources humaines
Gérer les évaluations des agents de la DMSPP ;
Présentiel des agents pendant les vacances scolaires ;
Organisation des jurys.
Mission informatique
Référente Médimail, Vue globale, Grr, Géofencing océan.
Activités complémentaires
Gestion des bilans dactivité ;
Statistiques ;
Assistante de prévention des sites Mermoz et Jean Moulin.
PROFIL DU CANDIDAT
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
Maîtrise des logiciels de bureautique ;
Maîtrise des règles de lexpression orale et écrite ;
Connaissance des services de la Direction Générale Adjointe du Pôle des Solidarités et du Conseil Départemental ;
Autonomie dans lorganisation du travail ;
Goût pour les contacts humains ;
Rapidité et efficacité ;
Disponibilité.
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