Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) h/f (f/h)

Environnement et contexte de travail

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Missions

Activités principales

Mines Paris-PSL recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e). Positionné(e) auprès du Chef d’un centre de recherche et du Délégué du campus de Fontainebleau, l’assistant(e) administratif(ve) aura la responsabilité du suivi administratif de l’activité de plusieurs équipes d’enseignement et de recherche basées à Fontainebleau. Ces équipes sont principalement composées d’enseignants-chercheurs, d’ingénieurs et techniciens, ainsi que de doctorants.

Pour l’ensemble de ces personnels, l’assistant(e) administratif(ve) sera en charge de suivre les principaux sujets suivants :

- Volet recherche : suivi administratif des contrats de recherche (enregistrement, facturation et justification des dépenses), ainsi que des différentes dépenses effectuées sur ces contrats de recherche ou sur ressources propres, depuis le devis, au bon de commande jusqu’à la facturation (achat, organisation et suivi de déplacements professionnels via le voyagiste, achats de matériels, de logiciels, etc.) ;

- Volet enseignement : organisation des enseignements de terrain, support aux intervenants et vacataires, assistance à la conception des plannings, support logistique sur les salles et le matériel, suivi des éléments de scolarité pour l’ensemble des modules et cycles de formation auquel participent les centres de recherche, organisation des voyages pour les élèves et leurs encadrants ;

- Volet RH (personnel permanent, doctorants, stagiaires et post-doctorants) : préparation des arrivées et des départs, suivi des étapes administratives en cours de carrière ;

- Volet parcours doctoral : Recueil des différents documents nécessaires à la validation de la candidature du futur doctorant. Accueil, installation et accompagnement des doctorants dans leurs parcours doctoral ; préparation de leur arrivée au centre et organisation de leurs soutenances, suivi administratif de la thèse dans un logiciel dédié, support administratif individuel de chaque doctorant à chaque étape de son parcours de thèse. Lien étroit avec l’Ecole doctorale et le service du Doctorat ;

- Volet événementiel : organisation de séminaires, conférences, workshop internes et/ou ouverts à l’externe (support logistique et administratif sur les salles, l’hôtellerie, le transport, la restauration, etc.) ;

- Volet communication : partage d’informations en interne au sein des équipes d’enseignement et de recherche, auprès du Chef de centre, ainsi que du Délégué de site et du service de communication.

- Volet animation interne : organisation d’événements internes pour renforcer la cohésion des centres de recherche

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous… !

Profil souhaité :

1. Compétences en gestion administrative et comptable

2. Sens de l’organisation

3. Travail d’équipe et capacité à communiquer en interne

4. Polyvalence et adaptabilité

5. Esprit d’équipe

6. Capacité à gérer les priorités

7. Discrétion et confidentialité

8. Force de proposition

9. Bac+2 sur une spécialité d’assistante de Direction ou assistante administrative (BTS)

Dans un premier temps, l’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) aura vocation à travailler pour le Centre de Morphologie Mathématique sur au moins 50% de son temps, dans le cadre d’un projet de croissance et de réorganisation de ses activités (création du futur centre Statistique et Images). L’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pourra également intervenir, en fonction des besoins et des périodes, en support des autres équipes d’enseignement et de recherche basées à Fontainebleau (renfort ponctuel). Elle collaborera avec les autres assistantes du site.

Et de nous ! Travailler à Mines Paris, c’est aussi :

- Etre acteur de la transition numérique et acteur de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique

- Appartenir à un établissement de l’université, faisant dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, PSL forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité des chances, l’inclusion et la diversité sociale, culturelle et géographique. Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnelle et au développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+3