À propos de nous Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École d’Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon. Mission Localisation : Nantes Unité de formation et de recherche (UFR), la Faculté des Sciences et des Techniques s'attache à mettre en oeuvre les principales missions dévolues à l'université : la formation initiale et continue tout au long de la vie, la recherche scientifique et technologique, en liaison avec les grands organismes nationaux de recherche, et la diffusion et la valorisation de ses résultats au service de la société. En matière de formation, elle propose 9 mentions de Licence générale, 7 Licences professionnelles et 17 mentions de Master déclinés en 45 parcours. Près de 5000 étudiants sont inscrits chaque année dans une des formations proposées. Le service de la Scolarité de la Faculté assure la gestion des formations et le suivi de la scolarité des étudiants, de l’inscription en 1ère année à la délivrance d’un diplôme de fin d’études. Le service compte 18 agents répartis dans 4 pôles (Licences – Masters et Doctorats – Examens – Emploi du temps-EDT), un des agents occupe le poste d’accueil, et un des agents est gestionnaire des Relations Internationales du service. Le poste est basé à l’UFR Sciences & Techniques, avec un rattachement hiérarchique au responsable du pôle EDT du service de la Scolarité. La personne intégrera le pôle EDT qui compte trois agents. Spécificités du poste Amplitude horaire à adapter lors des pics d’activité Interlocuteurs multiples (enseignants-chercheurs, étudiants, services administratifs) Missions Le ou la gestionnaire de Scolarité de l’UFR Sciences et Techniques a pour mission d’élaborer des emplois du temps (EDT) en lien avec les enseignants concernés et le pôle Focal pour les formations en alternance, dans le respect du calendrier universitaire. Le ou la gestionnaire a pour mission de recueillir et traiter les informations nécessaires à la mise en place des EDT dans le logiciel CELCAT en tenant compte des effectifs étudiants. Activités principales Pour chacun des 2 semestres de l’année, élaborer les emplois du temps des formations de l’UFR Sciences et Techniques à partir des maquettes pédagogiques et en étroite collaboration avec les enseignants via l’outil CELCAT en prenant des rv avec les enseignants en tenant compte des effectifs étudiants, environ 5.000, du nombre de groupes à respecter, de la mutualisation d’enseignements communs à plusieurs formations, du calendrier universitaire et de la spécificité des salles Appliquer et respecter les règles de gestion des emplois du temps (créneaux horaires des enseignements, interruption de cours, contrôle des conflits de salles …) Connaître l’offre de formation de l’UFR Sciences et Techniques et se tenir informé.e des évolutions Assurer le suivi quotidien des emplois du temps : saisie des demandes de modification, réservation des salles Gérer la messagerie du pôle EDT et garantir un traitement par ordre de priorité des demandes de changements d’emplois du temps, et traiter les urgences Préparer les emplois du temps de la prochaine période (vérification modules, « nettoyage » de la base CELCAT) Profil • Formation et/ou qualification : diplôme de niveau bac à bac+2 • Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans ; des fonctions de planification, priorisation et répartition d’activité seraient un plus Compétences et connaissances requises Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : Connaître le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche Maîtriser les techniques de communication, accueil téléphonique et physique Connaissance des interactions avec d’autres services (autres pôles du service de la Scolarité) Connaissance de l’offre de formations d’une université Connaissance de la conception d’un emploi du temps, sens de l’analyse et l’élaboration de document Savoir-faire opérationnels : Grande adaptabilité aux changements fréquents de situations et d'interlocuteurs. Travailler en équipe Savoir rendre compte Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité et les outils bureautiques Savoir faire évoluer ses techniques de travail Savoir-être : Sens de la relation et de la diplomatie Réactivité, rapidité Adaptabilité et flexibilité Rigueur Anticipation Esprit d’initiative
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