Description du poste :
Sous la responsabilité du Directeur d'Agence et en collaboration avec l'Assistante d'Agence, vous interviendrez en appui sur plusieurs projets en parallèle et serez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes sur les sujets administratifs.
A ce titre, vos principales missions seront :
1)***Suivi administratif des projets en phase études :
-***Créer les dossiers affaires ;
-***Préparer les bons de commande des sous-traitants (bureaux d'études externes, etc .) ;
-***Préparer les dossiers de consultation des entreprises, synthétiser les documents à envoyer ;
-***Assister les chefs de projet dans la sélection des entreprises à consulter, établir la liste et préparer les courriers de consultation ;
-***Relancer les entreprises consultées et établir les tableaux de suivi ;
-***Produire divers documents : correspondances, listes, comptes-rendus.***2)***Suivi administratif des projets en phase travaux :
-***Mettre en place les outils de suivi (tableaux de suivi financier, visas, documents de chantier.) ;
-***Vérifier les dossiers administratifs des entreprises (assurances, attestations.) ;
-***Rédiger les ordres de service et documents contractuels ;
-***Rédiger les marchés de travaux, avenants, demandes d'agrément. ;
-***Vérifier les situations de travaux, les DGD et leur conformité aux contrats ;
-***Suivre les dépenses du compte prorata, les SAV, les DOE;
-***Assurer le classement, l'archivage et la correction des comptes-rendus hebdomadaires.***3)***Communication interne et externe :
-***Répondre aux appels, assurer le lien entre les interlocuteurs internes/externes ;
-***Participer aux réunions du service travaux ;
-***Organiser une communication claire et adaptée selon les sujets ;
-***Lancer les enquêtes de satisfaction.***4)***Appui à la démarche commerciale (compétence supplémentaire appréciée) :
-***Maintenir une veille commerciale sur les plateformes d'appel à la concurrence ;
-***Préparer les dossiers de candidature ;
-***Compiler les documents de l'offre et déposer les dossiers sur les plateformes ;
-***Assurer un suivi des offres.
Description du profil :
De formation Bac à Bac+3 en gestion administrative, assistanat technique ou gestion d'entreprise, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de gestion ou technique, idéalement dans un service travaux, un cabinet d'architecture ou un bureau d'études.***L'exercice de votre fonction nécessite l'utilisation d'outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciel comptable BIM OFFICE, pack office complet).***Doté(e) d'une très bonne aisance relationnelle, vous saurez faire preuve de souplesse et d'adaptabilité face aux différents interlocuteurs internes et externes. Votre esprit d'initiative, votre rigueur administrative et votre sens de l'organisation seront des qualités indispensables dans la conduite des dossiers.***Par ailleurs, vous appréciez de travailler dans un contexte dynamique vous permettant d'allier polyvalence et autonomie.***Désireux(se) de contribuer au développement et à la gestion de nos activités et de rejoindre un Groupe en constante évolution, adressez-nous votre candidature.
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