Coordonnateur-trice logistique multi-sites

ARS NOUVELLE AQUITAINE

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Secrétariat Général - Direction Déléguée aux Affaires Générales Département : Logistique Localisation géographique du poste : Limoges Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie : Personnel Administratif Niveau : 4B à 5A (nouvelle classification Ucanss) Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d'encadrement : Oui Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non Fonctions télétravaillables : Non Placée au sein du Secrétariat Général, la Direction déléguée aux affaires générales a pour mission de piloter et de gérer les moyens matériels, financiers, juridiques de l'agence, d'adapter les ressources mises à disposition des agents (parc immobilier, locaux, parc automobile…) et les procédures d'utilisation/de réservation, de renforcer les compétences de contrôles de gestion, de mettre en œuvre une politique de documentation (archivage, ressources documentaires,…) et de mettre à disposition une expertise juridique au profit de l'ensemble des services. Ainsi, la Direction déléguée aux affaires générales est composée d'un pôle et de trois départements : - un Pôle Budget, achat et Immobilier ; - un Département Logistique ; - un Département des Affaires juridiques ; - un Département Documentation, archives, courrier. Définition du poste : assurer la coordination des activités logistiques et des prestations de service sur les sites de Limoges, Guéret et Tulle. Organiser les interventions, superviser fonctionnellement deux collaborateurs, et veiller à la qualité des prestations dans le respect des procédures et des règles de sécurité. Relations internes : Ensemble des directions et des agents des sites concernés, conseiller de prévention et assistants de prévention. Relations externes : Gestionnaires des biens immobiliers (co-occupants des sites), propriétaires des sites (bailleur privé, préfecture, MSA) prestataires, fournisseurs, partenaires institutionnels….


Description du poste

Activités essentielles : Coordination des activités logistiques multi-sites • Organiser et coordonner les prestations logistiques pour les sites de Limoges, Guéret et Tulle (accueil physique, gestions des accès, menus déménagements en interne, aménagement des espaces de travail, manutentions, sureté des biens et des personnes dans le respect des normes de sécurité, petites maintenances), • Coordonner l'entretien, la réparation et la maintenance des biens mobiliers et des locaux (aménagement interne notamment) conformément à la politique institutionnelle et en lien avec les autres occupants et/ ou les propriétaires, • Planifier les interventions et effectuer des déplacements inter-sites. Gestion opérationnelle et suivi • Assurer la réalisation de travaux et les commandes de fournitures (devis en lien avec les marchés en cours, établissement des demandes d'achat de travaux et fournitures, contrôle des travaux et/ou réception des fournitures, réalisation des services faits), • Organiser la gestion de l'approvisionnement des services et le suivi des ressources et moyens, logistiques (gestion des fournitures de bureau, distribution, approvisionnement de consommable, relevé des photocopieurs), • Gérer le parc des véhicules de service (carnets de bord, suivi des kms, contrôles techniques et les pré-contrôles des véhicules, planification des interventions sur les véhicules, gestion du nettoyage des véhicules de service par un prestataire externe, accompagnement des agents pour l'utilisation des véhicules), • Gérer et contrôler la prestation de nettoyage, • Veiller au bon fonctionnement des équipements et diagnostiquer les pannes, • Veiller au respect des règles régionales de gestion du courrier postal, • Contrôler la qualité des prestations et des interventions des prestataires externes, • Tenir à jour les tableaux de suivi et registres (sécurité, maintenance, inventaires). Supervision fonctionnelle • Superviser de manière opérationnelle un intérimaire et un agent d'accueil (organisation des tâches, suivi quotidien), • Assurer la transmission des consignes et le respect des procédures. Relations et coordination avec les partenaires • Être l'interlocuteur des fournisseurs, prestataires, propriétaires et partenaires institutionnels, • Participer aux réunions de coordination avec le responsable régional et les autres agents logistiques. Prévention et sécurité • Assurer le rôle d'assistant de prévention (0,15ETP) en lien avec le conseiller de prévention, • Veiller au respect des règles de sécurité et des normes en vigueur. Activités annexes : • Réaliser les opérations d'inventaire physique, • Coordonner l'enrichissement des registres (registre de sécurité, main courante technique) et tableaux de bord de la DDAG, • Gérer le contrôle qualité avec le prestataire en charge de l'accueil du site de Limoges, • Participer aux conseils de cité en appui aux responsables de site et en lien avec le pôle Budget, Achat, Immobilier, • Assister le responsable du département logistique (dossiers régionaux). Spécificités du poste / Contraintes : • Déplacements fréquents sur les sites de Tulle et Guéret, • Conduite de véhicules légers, • Port obligatoire des équipements individuels de protection pour réaliser certaines opérations, • Permis B obligatoire, • Connaissance des règles de sécurité routière, • Habilitation électrique souhaitée, • Disponibilité et réactivité : en cas d'interventions urgentes (pannes, incidents logistiques), • Port de charges / manutention légère, • Travail en autonomie, • Formation aux gestes de premiers secours souhaitée. Rattachement hiérarchique : Responsable régional du département Logistique (Bordeaux).


Profil recherché


Vos compétences

Connaissances : Logistique et moyens de fonctionnement Environnement administratif, institutionnel et politique Droit/réglementation Hygiène, sécurité et conditions de travail Règles de sécurité routière Outils bureautiques et collaboratifs Gestion budgétaire et comptable Savoir-faire : Animer un groupe, une équipe Négocier Appliquer et faire respecter les règles d'hygiène et de sécurité au travail Rendre compte Planifier Rechercher, exploiter des données, une information Appliquer une règle, une procédure, un dispositif Dialoguer Superviser Savoir-être : Travailler en équipe Aptitude à l'écoute Etre rigoureux Sens de l'organisation Réactivité, disponibilité Faire preuve de discrétion Sens du service public Sens de la pédagogie. Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.


Informations complémentaires

Expérience sur des missions similaires souhaitée.


Contact

Pour candidater connectez-vous sur le lien suivant et créez votre compte dans l'espace candidat : https://ars-nouvelle-aquitaine-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/liste-offres.aspx TOUTE CANDIDATURE RECUE PAR MAIL NE SERA PAS EXAMINEE Préciser votre statut actuel sur votre CV ou votre lettre de motivation (fonction publique d'origine, corps et grade, niveau pour les agents UCANSS, CDI, CDD…).