Titulaire d'un diplôme ou d'une certification dans le secrétariat / la gestion administrative ou équivalent. Une expérience significative dans le secteur de la formation continue serait un plus.
Il/Elle assure le suivi des dossiers individuels des stagiaires. Rigoureux-se, organisé-e et discret-e
Missions
Accueil
- Gérer le standard téléphonique et les outils de communication (courriels, accueil physique).
- Informer et orienter le public sur les formations et leurs modalités d'accès.
- Assurer la diffusion des informations internes et externes.
Gestion administrative
- Produire les documents administratifs (courriers, attestations, devis, convocations).
- Gérer, classer et archiver les dossiers papiers et numériques.
- Traiter le courrier entrant et sortant.
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi.
- Participer à l'organisation des réunions, réservations de salles et véhicules.
- Préparer les dossiers de formation et supports nécessaires.
- Contribuer au bon fonctionnement des locaux (ouverture, fermeture, accueil des participants).
- Accueillir et accompagner les stagiaires tout au long de leur parcours.
- Constituer et suivre les dossiers administratifs, financiers et de rémunération.
- Contrôler et transmettre les documents aux financeurs et partenaires.
- Assurer le suivi des présences, conventions, stages et examens.
- Renseigner les outils de suivi (Kairos, Athena, etc.).
- Appui pour la préparation des examens et certifications
- Participation aux réunions du personnel
- Participation au développement de la qualité
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet).
- Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.
- Connaissance du système éducatif public et du réseau GRETA appréciée.
- Connaissance et pratique des plateformes régionales (Athena, Kairos.) serait un plus.
- Capacité à s'adapter aux différentes plateformes (GALIA, DIOGEN.)
Savoirs-être
- Sens de l'accueil et du service public.
- Rigueur, organisation, autonomie et discrétion.
- Réactivité, polyvalence et disponibilité.
- Capacité à gérer les priorités et à anticiper.
- Esprit d'équipe et sens relationnel développé.
- Force de proposition et respect du devoir de réserve.
Relations fonctionnelles
- Internes : Directrice Opérationnelle, Président Ordonnateur, Secrétaire générale/agent comptable, équipe administrative, conseillers en formation professionnelle, formateurs, stagiaires.
- Externes : DRAFPIC, GIP FTLV, partenaires institutionnels, prestataires, entreprises, collectivités, structures éducatives.
A noter :
- Jour de travail imposé le mercredi sur le site de Pontarlier
- Déplacements fréquents entre Pontarlier et Morteau en fonction des besoins.
- 9 semaines de congés payés/an
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