Assistant-e administratif-ve

Vos missions en quelques mots Vous exercerez votre activité au sein de la Direction de l'appui aux politiques publiques (DAPP). Composée d’une vingtaine d’agents, la DAPP est chargée : - du développement des activités d’APP auprès des partenaires publics non académiques ; - de mettre en visibilité l’activité EAPP et de valoriser les productions et résultats d’appui au politiques publiques ; - de la mise en place des ressources pour appuyer les équipes et les chercheurs dans leurs activités d’APP. Elle est en interaction avec de nombreux partenaires, internes et externes, du niveau territorial au niveau international. Vous intégrerez l'équipe de direction et apporterez un soutien administratif en assurant des missions d'accueil, de secrétariat, de gestion d'agendas et de suivi de sollicitations externes. Vous appuierez également l'organisation de réunions et d'événements internes et externes associant des acteurs publics partenaires. Vous assurerez des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et logistique pour la direction et les agents de la DAPP. 1) Vous prendrez en charge certains aspects de la gestion administrative de la direction. En particulier : - le suivi des réunions, événements, dates clés (ex : dates de limite de réponse) et la tenue d'un agenda du service ; - la disponibilité de la direction et/ou des chargés de mission en liaison avec l’agenda du service et des sollicitations externes ; - le suivi du bon traitement des demandes adressées au service ; - la gestion des accès aux espaces de travail partagés, y compris pour les externes ; - le montage de réunions (identification de créneaux possibles, réservation de salles ou de visio, communication à tous des éléments de la réunion) en liaison avec la direction du service ou le chargé de mission et l'appui à l'élaboration de compte-rendus ; - la tenue de tableaux de bord et de listes de diffusion en lien avec les points ci-dessus. 2) Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs. 3) Vous assurerez un soutien ponctuel au service pour : - la logistique et l'organisation de réunions et d'événements (séminaires, réunions de projets, participation de la direction à des salons, …) ; - le montage de dossiers complexes. 4) Vous contribuerez à l'élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives du service, à leur bonne appropriation par l’ensemble du personnel et à leur amélioration dans une démarche d’amélioration continue. Profil recherché Ce poste de niveau Assistant Ingénieur (catégorie A) est à pourvoir par voie de mobilité interne ou de détachement. Formation recommandée en secrétariat et/ou gestion administrative. Connaissances souhaitées: - Mode de fonctionnement des administrations publiques ; - Outils bureautiques ; - Culture internet ; - Langue anglaise A1 à A2 appréciée. Aptitudes recherchées: - Savoir gérer son activité et les délais ; - Savoir rendre compte ; - Travailler en équipe ; - Mettre en œuvre des procédures ; - Sens de l'organisation ; - Rigueur et fiabilité ; - Sens relationnel. Éléments de candidature Personnes à contacter marion.bardy@inrae.fr jonathan.lenglet@inrae.fr