Chargé d'accueil h/f

Descriptif et missions
Chargé d'accueil - H/F Ce poste est à pourvoir à Trappes.
Chargé d'accueil - H/F
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil et information
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents
- Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés
- Assurer une écoute bienveillante et rassurante
- Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés
- Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure

Travail en équipe
- Collaborer activement avec l'équipe pour la coordination des ateliers et projets
- Participe aux réunions d'équipe pour partager des retours d'expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure
- Assurer un relais d'information efficace au sein de l'équipe pour garantir une bonne communication
- Participe à l'organisation et à l'animation d'événements
- Participe aux séances d'analyse de la pratique professionnelle

Gestion administrative
- Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements
- Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d'inscription et les reporter sur le tableau général
- Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l'adresse mail générique de la Maison des parents
- Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)
- Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire
- Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens

Gestion de l'intendance et des commandes
- Assurer la gestion logistique et l'intendance de la structure et de l'extérieur (logiciel métier Mainti)
- Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure
- Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons
- Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement
- Veiller au bon entretien des espaces afin d'assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires

Communication et animation
- Participer à la diffusion d'informations sur les activités de la Maison des Parents
- Contribuer à l'animation de l'espace d'accueil en veillant à son bon fonctionnement
- Mettre à jour avec l'aide de l'équipe les supports de communication (flyers, affiches)

CONTRAINTES DU POSTE
Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30

Référence de l'offre : gnqkswii80
Profil recherché
Chargé d'accueil - H/F CONNAISSANCES ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
- Formation en accueil, secrétariat, gestion administrative
- Expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de la parentalité serait un plus

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
- Discrétion et respect de la confidentialité

AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
. Accès au restaurant municipal
. Télétravail possible (selon nécessités de service)
. Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées
. Participation jusqu'à 25 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance
. Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.
EC22392
Avantages collectifs au travail
Chargé d'accueil - H/F
- Prime de fin d'année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT

Description de la collectivité

Avec 33 000 habitants, et plus de mille entreprises, Trappes est dotée de 3 parcs d'activités. Elle compte, en centre-ville, une zone Franche Urbaine créatrice de 2 000 emplois et 500 entreprises. Ces dernières années, la ville a su marier renouveau urbain et dynamiques économiques et sociales. Trappes est le siège de deux prestigieuses plateformes de recherche : le laboratoire de l'école nationale des Ponts et Chaussées et le Laboratoire National d'Essais.

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris-Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, Trappes est connectée aux principaux centres d'affaires, d'emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs, culturels, des écoles, des collèges et des lycées d'enseignement général ou technique. L'université Versailles St-Quentin est toute proche. La base de loisirs avec son plan d'eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d'entreprises consolident une capacité d'accueil déjà affirmée.