Description du poste :
Appui administratif Traiter la réception et la diffusion des courriers et mails en veillant à leur distribution
· Réaliser l'enregistrement des réclamations écrites en lien avec Qualibail, sous la supervision de l'Assistante de Direction
· Appui administratif (mise en forme des documents administratifs, rédaction de courrier, planification de rendez-vous selon les agendas, diffusion d'information Contribuer au reporting de l'activité et à la mise à jour des bases de données administratives
· Reproduire, diffuser, classer et archiver des documents, aussi bien physiquement que numériquement
· Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, orienter les interlocuteurs
Soutien logistique Contribuer à la préparation et l'organisation matérielle et logistique de diverses manifestations internes ou externes
· Gérer les fournitures et équipements du pôle en veillant à leur disponibilité et à leur bon usage
Description du profil :
Responsabilités exercées et latitude d'action
· Respecter les délais impartis pour la réalisation des tâches assignées
· Exécuter ses missions de premier niveau en conformité avec les procédures établies
· Transmettre des informations ou documents courants aux équipes concernées
· Signaler et alerter en cas de détection d'informations ou de courriers atypiques ou sensibles
Savoir-faire
· Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques
· Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques
· Connaissance des circuits administratifs et des règles de classement et d'archivage
· Compréhension du fonctionnement interne de l'organisme
Savoir-être
· Aptitudes relationnelles - capacité d'écoute et de communication
· Sens de l'organisation et rigueur dans l'exécution des tâches
· Aptitude à travailler en équipe
· Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
· Polyvalence
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