Référent service courrier / flux numériques (h/f)

Missions principales :

Veille à l'organisation et à la qualité du service rendu en lien avec le chef de service :


* Participe à la continuité de service des navettes internes et de la navette externe (continuité des tournées, qualité de service/contrôle des flux, gestion des incidents de tournées)
* Enregistrement des recommandés arrivés dans le tableau Excel dédié.
* Veiller au respect du circuit des plis et garantir les délais d'acheminement (interne et externe)
* Contrôler les dépôts et les collectes du courrier (navette + circuits internes)
* Participe aux contrôles du tri départ-arrivée et de l'affranchissement du courrier.
* Envoi des lettres recommandées électroniques dans la solution dédiée (AR24).

Veille et contrôle relatifs aux processus de numérisation & GEC (Gestion Electronique du Courrier)


* Assurer le vidéocodage (contrôle des métadonnées) dans les outils de numérisation et d'océrisation dédiés avant intégration dans les workflows de la GEC et IXCapture pour traitement par les services
* Assurer un premier niveau de contrôle de la qualité des processus de numérisation et les métadonnées saisies par les agents du service Flux numériques et gestion documentaire.
* Veiller au respect des normes relatives à la convention de numérisation mise en place.
* Contrôler la bonne application des procédures de traitement automatiques ou manuelles du courrier dans le cadre de la Gestion Electronique du Courrier.

Gérer les arrêtés A (en collaboration avec le chef de service)


* Participer à l'attribution et la saisie des numéros d'arrêtés A dans l'outil Excel dédié.
* Etablir le récapitulatif des arrêtés (A) et veiller au respect des délais de retour des arrêtés signés.
* Soumettre le tableau récapitulatif au responsable de service pour validation.
* Collaborer à la démarche auprès du prestataire en charge de la reliure des arrêtés (budget, bon de commande, prise de rendez-vous, versement aux Archives via l'outil dédié, attestation du service fait).

Missions ponctuelles :

* Référent du service Flux Numériques et Gestion Documentaire en l'absence du responsable de service
* Remplacement du chauffeur-navette et/ou de son binôme (port de charges lourdes) en cas de rupture de continuité de service.
* Assurer l'affranchissement du courrier

Appartenance à un ou des groupes de travail :
En relation avec le service des Assemblées, le service Parc-auto et les sites internes et externes collectés par la navette
Formation :
Niveau BAC minimum
Permis B obligatoire

Expérience :

* Une maitrise de l'outil informatique est indispensable.
* Expérience territoriale souhaitée
* Notion de base de comptabilité souhaitée

Savoir faire :

* Organiser une activité : capacité à organiser et à piloter des équipes (navette)
* Appliquer les normes, procédures et règles en place
* Contrôler
* Communiquer
* Accompagner aux changements: dématérialisation, GEC, etc.
* Garant du respect des normes postales, des procédures liées au courrier et aux processus de dématérialisation.
* Autonomie forte mais savoir rendre compte.

Savoir être :

* Rigueur, réactivité, discrétion, clause de confidentialité, qualités relationnelles, disponibilité, travailler en équipe, assiduité et ponctualité.
Cycle de travail :
Poste à pourvoir à temps complet à 36h/semaine

Nombres de jours de congés :
25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages:

Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)