L'ENTREPRISE :
Notre client est un cabinet d'avocats international dont le siège est basé à New York avec des bureaux dans la Silicon Valley, à Washington, DC et à Paris et favorise une forte culture d'implication dans le service public et communautaire. Le Cabinet et ses avocats ont été reconnus par U.S. News and World Report, Chambers series, Benchmark Litigation, Lawdragon, National Law Journal, BTI Client Service All-Star Team for Law Firms, Legal 500 series et M&A Advisor, entre autres. Notre client a également été largement récompensé pour ses efforts en matière de pro bono, de service communautaire et de diversité.
VOTRE POSTE :
Ce poste est à pourvoir dès que possible.
- Localisation : Paris 8e
- Contrat : CDI, temps plein, 36h
- Rémunération : Entre 30 et 35ke par an selon profil et expérience + avantages (titres restaurants, participation au transport, 1 jour de télétravail par semaine, Comité Wellbeing, événements internes, cours de fitness/pilates...)
VOS MISSIONS :
(Liste non exhaustive)
Rattaché(e) à l'équipe Corporate / Bancaire (2 Managing Partners et 3 councels) vous les assisterez aux côtés de leurs 2 assistantes seniors :
- Secrétariat :
Gestion des agendas Outlook (associés)
Saisie des contacts Outlook (associés)
Travaux d'impressions et de reliures divers (Bibles, Data room, Présentations)
Réservation restaurants / inscription aux différents Events / Salons (associés)
Gestion des voyages
Réservation salles de réunions et coordination avec les différents services pour l'organisation de rendez-vous clients
Saisie des temps sur Workspace
Suivi et mise à jour des tableaux des matters des associés
Saisie des notes de frais et envoi à la comptabilité
Assistance recrutement stagiaires de l'équipe
Préparation des LRAR / gestion des demandes de coursiers et des envoi Fedex
Rédaction de courriers divers
Rédaction de lettres de réponses aux CAC
Mise en forme de documents divers
Préparation de présentations PowerPoint
- Marketing :
En coordination avec l'une des assistantes :
Mise en page des Tax Alertes publiées par leur prestation en Business Development sur LinkedIn
Participation à l'organisation des différents Events / Salons
Participation à la mise à jour des bios des associés et collaborateurs
Suivi des commandes de goodies
- Secrétariat Juridique :
En coordination avec l'une des assistantes :
Scan, enregistrement, suivi et transmission de la documentation aux clients
VOTRE PROFIL :
- Une première expérience en assistanat / secrétariat significative et stable est nécessaire
- Une première expérience en cabinet d'avocats est un plus
- Solides compétences en rédaction sont essentielles, aussi bien en français
- Vous maitrisez l'anglais à l'écrit (niveau B1/B2)
- Maitrise du Pack Office (Excel, Word et Powerpoint)
- Rigueur, adaptabilité, flexibilité
- Capacité d'adaptation rapide et gestion des urgences
- Sens du service
Experience: 2 An(s)
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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