Secrétaire administratif / secrétaire administrative (h/f)

A PROPOS DE NOUS
AUDITHERM est une entreprise spécialisée dans la climatisation, la plomberie, le chauffage et les solutions thermiques auprès d'une clientèle de particuliers et de professionnels. Basée à ORCHIES, notre équipe intervient sur l'ensemble du territoire local pour assurer installation, maintenance, dépannage et audits techniques.
Depuis notre création, nous mettons un point d'honneur à offrir un service fiable, réactif et de haute qualité, en alliant expertise technique et respect des engagements. Notre structure à taille humaine permet de garantir une ambiance conviviale, un management de proximité et un réel esprit d'équipe.
AUDITHERM poursuit aujourd'hui son développement et souhaite renforcer son équipe avec des professionnels motivés, sérieux et désireux d'évoluer au sein d'une entreprise où la qualité du travail et la satisfaction client sont prioritaires.

TEMPS DE TRAVAIL DU POSTE

Temps complet - 35 heures / semaine
- Rattachée au : Gérant / Responsable d'exploitation
- Collaboration directe avec :
- Techniciens CVC
- Responsable maintenance
- Comptabilité / ADV (si présent)

MISSIONS
- Accueil & Communication
- Réceptionner les appels entrants (clients, fournisseurs, partenaires).
- Identifier les demandes et orienter vers les interlocuteurs concernés.
- Accueillir les clients et intervenants au bureau.
- Gestion administrative
- Rédaction et mise en forme de courriers, devis, rapports, contrats d'entretien, bons d'intervention.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
- Suivi administratif des marchés / contrats si applicable.
- Planification & Coordination
- Planification des interventions techniques (maintenance, dépannage, installation).
- Suivi des plannings techniciens et ajustements en cas d'urgence.
- Transmission des informations aux techniciens (adresses, matériel, consignes, etc.).
- Gestion commerciale & client
- Élaboration et envoi de devis (maintenance, dépannage).
- Relance clients (impayés, devis en attente, retours d'information).
- Création et mise à jour des dossiers clients.
- Facturation & suivi financier
- Préparation des factures à partir des bons d'intervention.
- Suivi des règlements et relances si nécessaires.
- Transmission des éléments comptables au cabinet comptable.
- Support à l'équipe technique
- Préparation des dossiers chantier, rapports, attestations d'entretien, certificats d'étanchéité.
- Suivi des commandes de pièces et consommables.
- Mise à jour des tableaux de bord

COMPETENCES REQUISE(S) POUR LE POSTE
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
- Connaissance appréciée des logiciels CVC : EBP (formation possible en interne).
- Compréhension générale du vocabulaire CVC : PAC, CTA, VRF, maintenance préventive, etc.
Compétences organisationnelles
- Sens des priorités et gestion du stress.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Rigueur administrative.
Compétences relationnelles
- Aisance téléphonique.
- Clarté dans la communication.
- Sens du service et de la satisfaction client.

MOYENS MIS A DISPOSITION (techniques, matériels, accessoires)

- Techniques : ordinateur perso bureau personnel