L'assistant(e) de direction, dans le respect de ses instructions, des protocoles et des procédures applicables à ses activités assure un rôle d'appui administratif, organisationnel et relationnel.
Elle est l'interface entre la direction, les équipes, les résidents, les familles et les partenaires extérieurs. Elle contribue à la qualité d'accueil. Elle assure la circulation de l'information entre la direction et les différents services.
Accueil orientation des usagers/communication
- Assure l'accueil des résidents, des familles, des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone
- Analyse la demande de ses interlocuteurs et les oriente
- Entretient avec les différents partenaires de l'établissement (Elus, trésorerie, ARS, CDG, CPAM, familles, fournisseurs, etc.) des relations de confiance basées sur la qualité de service.
- Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité.
- Participe à la conception et à la réalisation de tout document administratif et de tout support d'information visant à présenter l'activité de l'établissement
- Gère la diffusion de l'information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire.
Gestion administrative
- Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents.), affranchit le courrier, met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les différents texte et documents associés à la fonction « Accueil »
- Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction.
- Gère la liste d'attente des résidents, constitue les dossiers de demande d'admission et suit l'instruction des dossiers en lien avec les logiciels dédiés.
- Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers
- Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes
- Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne.
- Gère les réservations des repas des résidents et de leurs familles en lien avec le service hôtelier.
- Tient les registres légaux et participe à la définition des procédures et les instructions de l'établissement
- Assure le classement et l'archivage des documents liés à son activité.
Gestion comptable
- Tient la comptabilité de l'établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables, titres et mandats et assure le suivi des différents actes et documents, nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l'établissement.
- Transmet les pièces au comptable public
- Réalise la facturation des différents types d'hébergement et des absences des résidents
- Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations
Gestion des ressources humaines
- Participe au suivi des plannings et des roulements d'équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 et 7/7 en lien avec la Direction Adjointe
- Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie) en lien avec la Direction Adjointe
- Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences
- Remplit le tableau mensuel des éléments de paie en lien avec la Direction Adjointe et le transmet à la DRH
- Rédige les déclarations d'Accident de travail des personnels de l'établissement
...
- Savoir-Faire :
Connaissance des problématiques liées au secteur de la gérontologie
Connaissance de bases du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance de la comptabilité M22
Adresser lettre de motivation manuscrite et CV, avant le : 11 Mars 2026.
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