Assurer le suivi administratif des 2 régions. Il/elle :
Appuie le délégué inter régional en termes d’organisation, de planification de mise en œuvre des décisions en étant force de propositions. Assure un rôle de veille.
Organise et assure la communication interne entre les acteurs de l’entité et l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : directions, délégations, régions et partenaires
Gère le courrier et la messagerie électronique des entités
Élabore, rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support (ex. rapports ou autres documents de partenaires, dossiers de presse, etc.)
Organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique.
Soutien le suivi administratif des subventions.
Gère les stocks des différents matériels et des outils de communication (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les outils liés aux thématiques, les fournitures de bureau…
Contribuer à la coordination et à la gestion des régions. Il/elle :
Contribue à l’élaboration et au suivi du budget des entités :
Contribue à l’évaluation des besoins en dépenses de fonctionnement, à la saisie du budget dans APIZ,
Vérifie et suit les factures, les notes de frais et assure le suivi de la comptabilité régionale
Veille à la tenue de l’agenda régional, planifie des événements.
Vérifie et participe à la mise à jour les données des régions, notamment sur les systèmes d’information.
Assurer l’organisation des rencontres et évènements. Il/elle :
Contribue à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation salle, repas, transports, matériel informatique et vidéo, convocations, etc
Appuie l'organisation logistique des événements importants de la région (session des homologues, groupes de travail, instances…)
Assure la coordination logistique avec les groupes régionaux.
Approvisionne et gère les stocks des matériels nécessaires à ces événements
Contribue à l’organisation et à la gestion des formations
Prendre en charge l’animation du réseau des pairs. Il/elle :
Assure l'animation du collectif des assistant.es des délégations de la région et fait le lien avec les directions du siège qui sont en interactions avec elles.
Anime des temps de travail spécifiques liés à lamission et pilote l’organisation des sessions des salariés administratifs.
Autres activités :
Participation aux réunions et aux travaux de l’équipe des assistantes de la DCRD (en région et au siège)
Contribution aux projets ou événements nationaux dans le cadre des activités du poste
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