Vous assurez la gestion administrative, commerciale et pédagogique du service, tout en veillant à la conformité des procédures avec les réglementations en vigueur (code de la formation, certifications telles que QUALIOPI et CACES).
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la coordination, le suivi administratif et le support organisationnel pour garantir le bon fonctionnement des opérations (Facturation ET recouvrement clients, veille du mode opératoire des financements Public, OPCO, CPF, et FSE) ; communication interne et externe ; tâches administratives, comptable et commerciales).
1. Gestion Administrative et Qualité : Etablissement des CACES, Clôture des sessions de formations, Suivi et gestion du Bilan pédagogique et financier dans l'outil métier, suivi de la certification QUALIOPI, plannification fdes tâches récurrentes.
2. Gestion des Formations : Planification, salles, suivi des sessions, contrôle complétude des documents, Information des participants et des entreprises si modification.
3. Gestion Commerciale : création et mise à jour des comptes clients, établissement des devis, conventions et Bon de commande, réponse aux appels d'offres publics, relances (sur devis, factures ou si documents incomplets), coordination des session.
4. Gestion des Réclamations Clients (Traitement, enregistrement, signalement des réclamations complexes)
5. Gestion Pédagogique : suivi de la rentabilité des sessions de formation, vérification de la conformité des documents, saisie informatique, archivage des documents, facturation, contrôle qualité des dossiers.
6. Gestion de la facturation : contrôle de la conformité des éléments avant l'émission des factures, établissement des factures, suivi et relance des encaissements, revue de compte.
Bonne connaissance des certifications et normes liées à la formation (QUALIOPI, code de la formation). Compétence très avancée dans l'utilisation des outils informatiques (Excel, Word, CRM). Capacité d'analyse et d'organisation pour anticiper les besoins du service.
DISPOSITIONS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES L'Assistante de formation exerce ses fonctions dans le strict respect des lois et règlements en vigueur, notamment ceux relatifs à la formation continue et aux certifications.
IMPORTANT :
-UNE IMMERSION EST PREVUE AVANT L'EMBAUCHE EFFECTIVE ET EVENTUELLEMENT UNE PERIODE DE FORMATION SI NECESSAIRE
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