En tant qu'Assistant Administratif, vous êtes rattaché au Directeur général et Directeur des opérations. Missions Principales regroupées en 5 pôles : (voir détail par domaine : comptabilité, facturation, RH, véhicules, administratif, relances) - Gestion des achats (bons de commandes et livraisons fournisseurs) - Gestion documentaire & conformité - Parc véhicules et géolocalisation - Accueil, secrétariat & services généraux - Assistance facturation, Relances clients. Missions détaillées de base Accueil, secrétariat & moyen généraux - Accueil téléphonique, messages, traitement courrier/colis - Courriers divers (clients/fournisseurs/appels d'offres) Comptabilité courante & achats - Émettre et suivre les bons de commande chantiers et généraux - Enregistrement journalier des encaissements clients sur spock et suppression des créances dans le tableau suivi clients - Génération et envoi des factures clients par lot sur Spock - Relances clients concernant E2V Entretien - Notes de frais (saisie justificatifs) - Rapprochements factures Spock, corrections de prix Gestion documentaire & conformité - Répondre aux mails clients (documents administratifs, sous-traitance, réceptions) - Mise à jour Provigis, Attestation Légale, E-Attestation etc. - Mise à jour annuelle : références chantiers, certificats de bonne exécution, effectifs, CA Parc véhicules - Suivi CT, VGP, vignettes Crit'Air, boîtiers géoloc - Gestion sinistres (déclarations, RDV prestataires, suivi assurances) - Mise à jour carnets véhicules Mise à jour du tableau concernant la flotte automobile et matériel Envoi des dossiers aux experts dans le cadre des sinistres chantier Prise en charge des sinistres Gestion devis & facturation - Intégrer devis signés (dossier chantier, plan de charge, tâches Spock) - Procédures de facturation spécifiques par client (RG, caution, prorata, Chorus, Kaufman, Freez) - Émission, transmission & suivi factures - Suivi RG et révisions de prix (indices INSEE) - Facturation entretien & mises à jour contrats - Paramétrage & gestion ACCES SAP (clients & attestations). Logistique & fournitures - Suivi des besoins des agences et dépôts. - Commandes et réapprovisionnement régulier (papier, cartouches, classeurs, etc.). - Vérification des stocks pour éviter les ruptures. - Vérifier la conformité des factures liées à la gestion des déchets. - Mettre à jour le registre de distribution pour garantir la traçabilité Prise en charge complémentaire santé AGRICA 60%
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