ARS NOUVELLE AQUITAINEAgence Régionale de Santé de la Nouvelle AquitaineEspace Rodesse103 bis rue BellevilleCS91704BORDEAUX CEDEX Direction: Délégation départementale des Pyrénées Atlantiques Service : Direction Localisation géographique du poste: Pau Si vous êtes en CDI sous convention collectivede la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général :Catégorie: Employé-eNiveau : 4 OU 5A Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus: recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.Niveau: Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d'encadrement : Non Fonction soumise à DPI: Non Fonctions télétravaillables : Non L'ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l'Agence. Elles sont en particulier l'interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d'une politique de proximité avec une vision intégrée de l'ensemble du champ de compétence de l'ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d'action de l'ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité. Ainsi, la Délégation Départementale des Pyrénées Atlantiques est composée de quatre pôles : un Pôle santé environnement bi-départemental,un Pôle santé publique,un Pôle animation territoriale et parcours de santé Béarn/Soule,un Pôle animation territoriale et parcours de santé Navarre/Côte basque. Par ailleurs, les missions médicales et support sont rattachées directement à la Direction. Enfin, des missions de prévention promotion de la santé et de projets SEGUR sont assurées de façon interdépartementale. Description du poste Définition du poste: Assister le/la Directeur-trice départemental-e et la Directrice adjoint-e dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la Délégation Départementale en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Assurer l'interface avec les responsables de pôle et entre les différents interlocuteurs de la délégation départementale. Activités essentielles : Assurer l'organisation des agendas de la direction,Orienter les appels téléphoniques,Accueillir et accompagner les personnes ayant rendez-vous avec la Direction,Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres siégeant,Gérer les déplacements du/de la directeur-trice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition du/de la directeur-trice en temps utile,Evaluer, signaler et orienter les urgences,Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs,Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques, Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers notamment dans le cadre des comités de direction ou collège des cadres,Assurer la liaison avec les services généraux : budget, voitures, correspondant « formation », correspondant « documentation »,Assurer la liaison interne et externe avec les secrétariats des autres pôles du siège ( secrétariat DG ) et de la Délégation départementale. Activités annexes : Assurer le rôle de «relais» local du Département Communication (faire circuler l'information et informer les services de l'actualité en cours, assurer le suivi des acquisitions documentaires et abonnements),Assurer le rôle de «relais» local de la Direction des Ressources Humaines (remonter des informations validées par la Direction concernant les agents de la Délégation départementale). Relations internes : Ensemble des directions de l'agence. Relations externes : Ministères, Préfecture, sous-préfecture, cabinet, Conseil Départemental, services de l'Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département, usagers, collectivités territoriales, associations, etc. Spécificités du poste / Contraintes : Nécessité de travailler en lien avec les secrétaires des autres pôles,Articulation des congés impérative avec les secrétaires des autres pôles afin de garantir la permanence du Secrétariat de Direction,Contraintes horaires sous réserve de nécessité de service et disponibilité requise en fonction des pics d'activité de la Délégation départementale,Ass
Experience: Expérience exigée
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.