Raison d'être du poste
Il·elle assure un appui autonome et structurant au·à la directeur·trice et à l'équipe de direction dans leurs missions et responsabilités en termes de secrétariat, d'organisation fonctionnelle, de gestion administrative, de gestion du budget, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers et de projets. L'assistant·e de direction accompagne le·la directeur·trice afin de faciliter et doptimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec le·la directeur·trice, il·elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de lensemble des activités visant à le·la seconder. Il·elle participe au suivi de projets transversaux pilotés par la direction (suivi budgétaire et administratifs, saisie et mise à jour de bases de données).
Missions principales
1- Assurer les fonctions relatives au secrétariat
Gestion proactive de l'agenda de la direction, Accueil, filtrage et orientation des interlocuteurs, Gestion des parapheurs et du courrier (Élise, classement ), Rédaction et relecture de notes et de courriels à la demande de la direction, dans le respect des chartes départementales, Appui technique à l'application Chronos, Prise de notes lors de réunions, Mise à jour de l'annuaire de la direction (fiabilisation, mise à jour et extraction de fichiers contacts, mise en forme des listes de diffusions internes/externes), Gestion de la boite e-mail de structure, Classement et archivage papier/numérique
2- Organisation fonctionnelle, logistique et administrative de la direction
Organisation logistique des réunions, évènements et déplacements, Préparation des ordres du jours, convocations et dossiers supports, Gestion des fournitures et des relations avec les prestataires, Gestion des déplacements nationaux et internationaux de l'équipe de direction et suivi des remboursements des frais de mission, Contribution au processus dinformation en assurant la centralisation et la circulation des informations, Organisation du tri et de larchivage des dossiers et documents de la direction
3- Gestion administrative, comptable et budgétaire (en lien avec le chargé des affaires générales)
Émission et suivi de bons de commande, Suivi des engagements comptables et vérifications des pièces, Suivi des factures, conformité et rapprochement, Appui à la préparation budgétaire et aux reportings financiers
Profil
Niveau IV ou niveau V ; Baccalauréat, BTS, DUT ...
NIVEAU DEXPÉRIENCE SOUHAITÉ
Informations complémentaires
LES ATOUTS RH
Le Département accorde une grande importance au bien-être de ses agent·e·s. Ainsi, en rejoignant notre collectivité, vous
bénéficierez notamment : Tarifs avantageux pour les loisirs, les vacances, la culture, et accès aux activités sportives en illimité à un prix imbattables grace
au CDOS et au Pass Apsad 93 ; de la possibilité de réaliser des missions de bénévolat de votre choix à raison dune demi-journée jusquà 12 jours de volontariat
par an sur votre temps de travail ; daides pour le transport : conditions avantageuses pour louer un vélo électrique, primes pour le covoiturage ou les déplacements
à vélo, cumulables avec le remboursement de 75 % du pass Navigo ; de 25 jours de congés annuels et jusquà 33 RTT selon le rythme de travail choisi ; jusquà 2 jours de télétravail par semaine pour les métiers qui le permettent ; dun aménagement du poste et du temps de travail pour les agentes souffrant de règles incapacitantes et de la prise en compte
des enjeux de santé reproductive ; dun congé pour le second parent : les agent·e·s peuvent bénéficier de lallongement de la durée du congé pour le second parent.
Tous nos postes sont handi-accessibles. Le Département, collectivité solidaire, peut mobiliser ses agent·e·s sur toute mission
relevant de son cadre demploi au-delà de la présente fiche de poste.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.