Vous avez une expérience en assistanat auprès d'associés sur un poste exposé au sein d'un cabinet d'avocats international et un bon niveau d'anglais, vous avez des connaissances solides en contentieux (arbitrage notamment), et aimez l’assistanat et la facturation, cette opportunité est faite pour vous.
Situé dans le 8e arrondissement à Paris, vous aurez la possibilité de travailler auprès de deux associés en contentieux et 6 collaborateurs. Vous bénéficierez des avantages d’un cabinet d’avocats à taille humaine de 25 avocats et 12 salariés tout en faisant partie d’un groupe international.Vos missions : Vous exercez les missions de secrétariat juridique qui sont par nature hautement confidentielles et sensibles, en faisant preuve de diplomatie et discrétion. Créer, éditer et corriger la forme et le fond de courriers, mémos et tous documents juridiques ; Gérer l’organisation et le suivi des documents et correspondances en utilisant le système de gestion des documents approprié ; Gérer les rendez-vous du calendrier, les listes de contacts des clients et le classement des e-mails; Planifier les réunions et coordonner leur déroulement logistique ; Coordonner entre les services avec le Global Shared Business Services ; Former, aider et orienter les nouveaux membres du personnel et les membres moins expérimentés ; Fournir une assistance au développement et suivi des dossiers ; Utiliser les ressources internes pour les recherches demandées par les avocats ; Gérer les dossiers physiques et électroniques, notamment leur réception, conservation, classification, transfert, archivage ; Maintenir un poste de travail et des zones de classement organisés et sécurisés ; Vérifier le contenu de fichiers sensibles afin d’assurer leurs enregistrements de manière appropriée ; Importer et numériser des documents dans le système de gestion des documents électroniques ; Coordonner la saisie, l'édition et le suivi de la saisie quotidienne des temps, si nécessaire les affecter aux dossiers concernés ; Coordonner, préparer et envoyer les factures mensuelles des clients ; Préparer, vérifier et gérer les demandes relatives aux notes de frais ; Gérer l’ouverture des dossiers, procéder aux vérifications liées aux conflits d’intérêts et appliquer la procédure d’identification des clients (KYC) et de lutte contre le blanchiment d’argent et financement du terrorisme (LCB-FT) ; Tenir un tableau de suivi de facturation, d’ouverture de dossiers et de lettres d’engagement ; 704604045.1 K&L Gates - Paris Confidentiel Mai 2023 Coordonner, vérifier et obtenir les approbations nécessaires pour tous les déplacements et voyages nationaux et internationaux auprès de l’agence de voyage du cabinet et traiter les remboursements de frais professionnels connexes ; Aider d'autres assistants dans leur travail en cas de surcharge et les relayer pendant les périodes d’absence ; Suppléer aux fonctions d'accueil ou de service à la clientèle en cas de besoin ; Venir en aide aux clients en cas de besoin, par exemple en imprimant, numérisant ou photocopiant des documents ; Participer aux procédures auprès des tribunaux (calendrier des audiences, courriers officiels au tribunal et aux avocats, préparation des dossiers de plaidoirie, organisation des déplacements...) ; Aider à la rédaction des publications internes et externes de l’équipe (en collaboration avec les avocats et le Responsable Marketing & BD) ; Préparer et tenir à jour la liste de contacts des clients et des prospects ; Rémunération : 45-55K€ selon profilLe profil recherché - Une expérience solide en contentieux en cabinets d'avocats; - Rigueur : organisation et méthode, respect des délais, esprit de qualité ; - Excellent niveau d'orthographe ; - Pro-activité : sens de l'anticipation, initiative ; - Confidentialité des informations traitées ; - Bon relationnel, travail d’équipe et état d’esprit fédérateur, sens de l’investissement - Attitude positive, dynamisme ; - Bonne expression orale et écrit en français et en anglaisInfos complémentaires
* Horaires de travail : 37h 12 RTT 09h30-13h00 et 14h00-18h, 17h30 les vendredis.
* Télétravail : pas de télétravail
* Avantages : o Bons cadeaux de fin d’année. o Mutuelle prise en charge à 80 % par l’employeur. o 9,5€ de titres-restaurant par jour travaillé, 4€75 pris en charge par l’employeur. o Cafétéria. o Prise en charge à 50 % des titres de transport. o PEE. o Augmentation de salaire chaque année.
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