Vous participez aux réunions préparatoires et aux visites de repérage. Sous la responsabilité de la Responsable du Service Protocole, vous participez à la préparation et veillez au bon déroulement des opérations. Vous gérez les demandes logistiques, techniques et d'intendance en lien avec les services chargés de la logistique et vous vous assurez de leur bonne exécution sur site.
Vous participez aux manifestations (cérémonies, inaugurations, manifestations diverses) et assurez l'accueil de personnalités. Vous assurez la gestion et le suivi des places et temps forts d'événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière).
Vous envoyez et gérez les invitations du Président ainsi que l'envoi des voeux. Vous réalisez des cartons, des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc. Vous rédigez des courriers (condoléances, remerciements…),
Vous gérez les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, / réalisation des prestations / paiements). Vous gérez les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, vous assurez les inventaires et leurs suivis. Vous prenez en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique.
Vous assurez le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies, et vous garantissez l'actualisation du fichier institutionnel.
Vous assurez le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service. Vous assurez les procédures comptables relatives au budget protocole.
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