Chargé(e) de gestion administrative et budgétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le service Environnement de la Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine recherche un ou une chargée de gestion administrative et financière qui sera aussi l'assistante de direction de son responsable. Missions / conditions d'exercice MISSIONS

•Accueil
oAccueil physique et téléphonique
oTri, filtre, orientation des appels téléphoniques
oRédaction, transmission des messages

•Gestion administrative de la Direction et du Pôle Contrat Prospective Support
oAssistance à la direction de l’Environnement et du Cycle de l’EAU
oSuivi des activités de la Direction
oIntégration des priorités de la Direction dans la gestion quotidienne
oGestion des agendas en fonction des priorités de la Direction
oPréparation et organisation des réunions (réservation de salles, convocations, diffusion de documents…)
oTransmission des supports préparatoires aux réunions dans le respect des délais attendus
oRédaction et diffusion des comptes rendus de réunion
oOrganisation des déplacements
oRéception, tri du courrier
oRédaction, mise en forme, enregistrement de documents (courriers, comptes rendus, rapports…)
oRelai d’information avec les élus et les partenaires extérieurs (fournisseurs, prestataires, organismes publiques…)
oRédaction, mise en forme, enregistrement, suivi et classement des actes administratifs
oSuivi des conventions et documents contractuels, vérification de leur conformité et complétude
oTri, classement, archivage
oGestion des stocks de biens et fournitures

•Gestion financière de la Direction et du Pôle Contrat Prospective Support
oAssistance à l’élaboration des budgets primitifs, supplémentaires et décisions modificatives
oSuivi de l’exécution budgétaire
oVeille et alerte au respect du calendrier budgétaire
oRéalisation des engagements, bons de commandes, rapprochements de factures
oInstruction et suivi des dossiers de demandes de subventions

•Rédaction/renouvellement de conventions pôle contrats et prospective
oConvention de vente d’eau en gros
oConvention d’antennistes,
oConvention de servitude

TEMPS DE TRAVAIL
7 h 45 par jour du lundi au vendredi (21 jours ARTT sur une année civile travaillée)

HORAIRES DE TRAVAIL
8h30-12h15/13h30-17h30


SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
•Maîtrise des outils de communication
•Sens du contact
•Gestion du stress
•Maîtrise de l’environnement de la Fonction Publique Territoriale
•Polyvalence avec les autres assistantes de la Direction
•Possibilité de télétravail

MOYENS MIS A DISPOSITION
•Ordinateur
•Téléphone fixe
•Logiciels bureautique (Microsoft office)
•Logiciels spécialisés (courrier, délibérations, ressources humaines, comptabilité, …) Profils recherchés QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE

Formation de niveau bac + 2 en assistanat de direction/manager, gestion administrative ou avec une expérience professionnelle dans le secteur

COMPETENCES

Savoir faire
•Accueil du public
•Travail en équipe
•Gestion d’agendas
•Suivi d’activité
•Capacité rédactionnelle
•Traitement de l’information
•Gestion des priorités

Savoirs
•Maîtrise des outils bureautiques
•Maîtrise des logiciels métier
•Maîtrise des outils collaboratifs (messagerie, dossiers partagés, intranet…)
•Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
•Organisation et gestion du temps
•Rendre compte
•Polyvalence et suppléance avec les autres assistantes de la Direction (absences, pic d’activité…)
•Fonctionnement de la fonction publique territoriale

Savoir être
•Organisation, Rigueur méthodologique
•Disponibilité
•Qualités relationnelles
•Maîtrise de soi
•Autonomie, Sens de l’initiative
•Esprit d’analyse et de synthèse
•Capacité d’adaptation
•Polyvalence
•Discrétion, confidentialité
•Concourir aux missions de transition écologique