Vos missions en quelques mots - Gestion des cimetières ; - Secrétariat ; - Comptabilité ; - Soutien pour les missions administratives (comptabilité, accueil physique et téléphonique, état-civil, gestion des plannings, urbanisme, secrétariat, etc. …) - Missions d’archivage. Le poste comprend des missions administratives variées dans le cadre de la polyvalence nécessaire à assurer la continuité de service des services administratifs de la mairie dans les cas d'absences ponctuelles et congés des agents. Activités régulières Gestion des cimetières -Assurer la mise à jour des registres et du logiciel de gestion de concessions des cimetières de Gonneville et du Theil en assurant leur cohérence avec l’état des lieux des emplacements ; -Assurer l’enregistrement et les réponses aux demandes liées au cimetière (demandes de travaux, concessions etc.) -Assurer la saisie des mises à jour des données de concessions dans le logiciel de gestion existant ; -Assurer l’archivage des éléments documentaires associés aux emplacements et concessions ; -Réaliser un descriptif de mode opératoire pour l’attribution des concessions et les démarches nécessaires aux inhumations. Secrétariat -Assurer le suivi et la gestion des visites médicales des agents en collaboration avec le centre de médecine préventive de la collectivité ; -Gestion et suivi du CCAS de la collectivité ; -Gestion de la restauration et de la reliure des actes de la collectivité. Comptabilité -Assurer l’enregistrement des demandes et le suivi (paiement inclus) des subventions aux associations ; -Suivre et gérer les sinistres des assurances de la collectivité (paiement et remboursements inclus) ; -Gérer les frais de missions des élus et agents de la collectivité (mandatements inclus) ; -Gérer les loyers (baux, encaissements, diagnostics, récupération des charges) ; -Gérer les p503 en comptabilité ; -Soutien à l’agent comptable. Tâches relatives à la gestion de l’information, classement et archivage de documents -Assurer les tâches correspondantes pour les domaines de responsabilité de la fiche de poste énumérées ci-dessus et les autres domaines de l’administration municipale, sur sollicitation de la secrétaire de mairie ou des élus. Activités complémentaires Sur sollicitation de la secrétaire de Mairie ou du Maire afin d'assurer la continuité de service et la polyvalence des services administratifs de la mairie, notamment en cas d'absences ponctuelles et congés des agents -Exécution de toutes tâches de base liées au service à la population du ressort du secrétariat de Mairie : ▪ Enregistrement et gestion des demandes d'urbanisme ; ▪ Actes de mandatement courants nécessaires aux paiements de factures ; ▪ Accueil et renseignement physique et téléphonique du public ; ▪ Documents et actes d'état civil ou de recensement ; ▪ Autre. Profil recherché Expérience significative en Mairie sur les missions du poste Savoirs : - Connaissance de l’environnement territorial, - Connaissance de la législation funéraire, - Bonne connaissance du logiciel de gestion des cimetières (3D OUEST), - Maîtrise des outils informatiques et bureautique, - Connaissance des logiciels Berger-Levrault. Savoir faire : - Identifier les sources documentaires, - Suivre et interpréter la réglementation relative à l'urbanisme, - Savoir gérer les priorités, - Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs, - Être force de proposition. Savoir être : - être consciencieux et rigoureux ; - avoir le sens du travail en équipe ; - avoir le sens de l’initiative et de la communication ; - être volontaire, organisé et ponctuel ; - discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
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