Finalité de l'emploi :
- Assurer l'administration des ventes et des tâches administratives générale
Description des activités :
o Secrétariat (Administration générale) - Accueil à la société, accueil téléphonique - Gestion du courrier (poste, diffusion, archivage) - Traitement des boites mails génériques - Reporting de la MO code barre production - Diverses tâches administratives : classement, fournitures de bureau, pharmacie, o Commandes (ADV) - Saisie des commandes et Création + suivi des revues de contrats des produits récurrents - Extraction des informations sur les portails clients de son portefeuille de clientèle - Envoi des ARC par mail ou portail client - Envoi des ARC de lecture - Répondre aux demandes d'évolution des commandes des clients et adresser aux différents services en cas de besoin pour support de traitement - Répondre aux demandes raisonnables d'information des clients sur les productions en cours - Facturation, enregistrement sur le portail factor, transfert de la facturation vers le logiciel comptable o Achats - Enregistrement des ARC fournisseurs pour les commandes récurrentes - Suivi des délais de livraisons de fournisseurs de son portefeuille
Relations de travail :
Sous la responsabilité du responsable commercial, l'assistante administrative :
- Interagit de manière étroite avec la responsable ADV ou le responsable commercial pour le suivi des dossiers clients - Echange avec les clients pour le traitement et le suivi de leurs commandes - Echange avec les fournisseurs pour le suivi des appro - Echange avec les responsables pour le suivi de la production et la retransmission des délais aux clients
Connaissance générale des outils informatiques internes (EXCEL, WORD, GCSP,)
Horaires :
- Du lundi au jeudi : 08h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30
- Vendredi : 08h30 - 13h00
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