Agent administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Rattaché·e à la cheffe du service administratif et financier de la Caisse des écoles, vous participez activement au bon fonctionnement administratif de la structure à travers les missions suivantes : Missions / conditions d'exercice •Suivi budgétaire et comptable
Préparer et suivre l’exécution des budgets alloués aux écoles, en lien avec les directions concernées (fournitures scolaires, subventions sorties scolaires, crédits administratifs, dotations diverses).
Réaliser les engagements comptables, vérifier les factures, assurer le suivi des livraisons et traiter les éventuels litiges (notamment SAV).
Participer à la préparation des pièces comptables et à la transmission des documents à la direction financière.
•Gestion administrative des classes de découverte
Suivre les inscriptions des enseignants accompagnateurs.
Établir les factures et suivre les paiements.
Gérer les relations avec les prestataires et les familles durant toute la période du séjour.
•Appui administratif général
Suivre les relations avec les écoles : transmission d’informations, diffusion des dotations et instructions.
Participer à la rédaction de courriers, documents internes.
Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.
Participation à l'organisation des cérémonies pour les élèves de CM2.
•Contribution aux marchés publics
Participer à l’élaboration et au suivi des marchés concernant les fournitures scolaires, les équipements (ex. : photocopieurs), les séjours (classes transplantées), en lien avec les services compétents.

Missions ponctuelles :

Assurer la mise sous pli et la diffusion des documents relatifs aux adhésions à la Caisse des écoles.
Gérer les inscriptions des adhérents via le logiciel dédié.
Participer à l’organisation des élections du comité de la Caisse des écoles (tous les 3 ans). Profils recherchés Vous disposez de bonnes connaissances du fonctionnement administratif d’une collectivité territoriale, ainsi que des procédures budgétaires et comptables associées aux services éducatifs. Une expérience au sein d’un service en lien avec les écoles ou les affaires scolaires serait un atout.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l’aise avec les logiciels de gestion (type Maelis ou équivalent). Vous savez gérer les priorités, organiser votre travail de manière rigoureuse et respecter les délais.
Votre sens du service public et votre capacité d’écoute vous permettent de travailler efficacement avec les familles, les agents municipaux, les directions d’école et les prestataires. Vous faites preuve de discrétion, d’autonomie, de fiabilité, et avez le goût du travail en équipe.