Gestionnaire adv f/h

Chez hestiia®, on s’est lancé un pari un peu fou : révolutionner le monde du chauffage.

Entreprise nantaise engagée dans la transition énergétique par l’innovation, nous développons des solutions de chauffage intelligentes en associant numérique et thermique.

Nous sommes 20 personnes réunies autour d’une mission commune et en phase de forte croissance cette année : concevoir des solutions de chauffage à faible impact, fiables et accessibles, en valorisant une chaleur jusqu’ici inutilisée.

Notre ambition est claire : devenir la nouvelle référence des solutions de chauffage.

Si l’idée de réinventer le chauffage te chauffe, tu es peut-être la personne qu’il nous manque !


Tes missions

Tu rejoins l’équipe commerciale en tant que Gestionnaire Administration des Ventes (ADV),

pilotée par Martin (Business Unit Manager), aux côtés de Gwenaëlle et Hubert (Business Developers).

Ton rôle est essentiel au bon fonctionnement de l’équipe : tu interviens du chiffrage à la livraison des produits.

Tu assures le suivi administratif des dossiers clients, sécurises les conditions de livraison et de paiement, et contribues directement à la qualité de service et à la satisfaction client.

Gestion des commandes et facturation

* Réaliser les chiffrages et émettre les documents commerciaux associés ;

* Traiter et contrôler les bons de commande (conditions d’achat, conformité) ;

* Piloter les commandes de bout en bout dans le respect des délais et des procédures ;

* Organiser et suivre les livraisons avec les transporteurs, installateurs et notre équipe supply chain ;

* Gérer la facturation, le suivi des paiements, les impayés et les litiges ;

* Coordonner les intervenants internes et externes pour garantir délais et qualité.

Contrats et conditions de paiement

Pour les chantiers stratégiques :

* Assurer la mise en place des conditions de paiement spécifiques avec notre direction ;

* Identifier le bon interlocuteur financier côté client (DAF / direction financière) ;

* Mettre en relation les parties prenantes internes afin de formaliser et valider les modalités en amont de l’exécution et de la facturation.

Service après-vente

* Réceptionner, traiter et assurer le suivi des demandes de service après-vente auprès des professionnels.


Tes outils :

* Pipedrive : suivi des ventes

* Excel, Word : gestion administrative

* Odoo : facturation, etc.


Ce que nous recherchons

* 3 à 5 ans d’expérience minimum en administration des ventes, couvrant l’ensemble du cycle ADV et incluant le traitement des litiges ;

* Un profil rigoureux, organisé et adaptable, à l’aise dans un environnement en évolution ;

* Une communication claire et efficace, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, avec un bon relationnel ;

* Une bonne gestion des priorités et des situations de tension (litiges, imprévus) ;

* Un esprit proactif, capable de faire remonter les informations et de travailler en coordination avec les équipes.

* Une bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ;

* De solides bases sur les conditions commerciales, la facturation et la livraison de produits ;


Notre processus de recrutement

* Entretien visio avec Cassie, Talent Acquisition & RH Manager : l’objectif, c’est de faire connaissance. Tu nous racontes ton parcours, tes envies, on te présente le poste, l’équipe, et on voit si ça peut matcher. On garde ça léger, c’est l’occasion de poser toutes tes questions (45 minutes).

* Entretien avec Martin, BUM et Camille, co-fondateur : on rentre dans le vif du sujet. On explore ensemble tes expériences, on t’explique le contexte du rôle, et on te propose une petite mise en situation pour voir comment tu réfléchis et travailles. Pas de piège, juste un moment concret pour se projeter (compte environ 2h30).

* Entretien avec Camille, co-fondateur : c’est un échange sur notre vision, notre culture, nos valeurs. On veut s’assurer que tu te sens aligné·e avec ce qu’on construit ici, et te permettre de poser toutes tes questions plus stratégiques (45 minutes).

Tu te reconnais dans cette mission ? Fais le premier pas et écris-nous dès aujourd’hui !