Une ou un gestionnaire administratif

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’entité (service, département d’enseignement et recherche ou laboratoire), la technicienne ou le technicien en gestion administrative assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique au sein de l’entité auprès de laquelle il ou elle est affecté·e et ce, dans le respect des techniques, des règles et des procédures.


Activités principales

* Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

* Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

* Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (personnels et, le cas échéant, apprenants) et externes (usagers)

* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

* Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier

* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

* Elaborer et rédiger des documents administratifs

* Concevoir et diffuser de l'information en interne et en externe (internet, intranet)

* Participer aux activités transverses du service, du département d’enseignement et de recherche ou des laboratoires ou, plus généralement, de l’ENS Paris-Saclay


Spécificités du poste

Spécificités en laboratoire :

* Gérer les contrats de recherche et subventionnés

* Gérer les crédits de recherche et de l’entité

* Préparer et présenter le budget

Spécificité en département d’enseignement et de recherche :

* Suivre et saisir les notes des étudiants ou élèves normaliens

* Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants

* Suivre les crédits du département

Spécificités service concours :

* Encadrer des vacataires