Sgar bfc- assistant.e de la secrétaire générale pour les affaires régionales bourgogne-franche-comté

Dans un pôle composé de deux agents (binômage)


1–Coordonner

- Interface entre la SGAR et les agents ou autres services

- Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR et des 2 adjoints

- Planification des activités de la SGAR:

Tenue de l’agenda consignant les rdv et réunions dans le respect des délais impartis
- Traitement du courrier personnel de la SGAR

- Clarification et classification des informations

Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales/écrites


- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

2 Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR (déplacements, réunions, visioconférences, fournitures)

- Contrôle des échéances liées à l’agenda de la préfète de région

- Préparation des dossiers des adjoints (commandes, suivi retours, le cas échéant impressions)

- Veiller chaque fin de journée à ce que la SGAR et les 2 SGAR - adjoints disposent des dossiers nécessaires pour le lendemain


3–Organiser

- Réunions

Sondage auprès des participants
Rédaction-envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel


- Visioconférences

Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés


- Déplacements

Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d’ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

4–Accueillir

- Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR

- Aide à l’accueil des participants aux réunions de services
- Planification-organisation de moments de convivialité


5–Développer

- Mise en place de procédures et d’outils permettant de fluidifier le travail du pôle d’assistant(e)s

- Prise d’initiatives afin de fluidifier et faciliter le travail des personnes en lien avec la SGAR
- Maintien et mise à jour de connaissances techniques

Liaisons hiérarchiques

Secrétaire générale pour les affaires régionales

SGAR adjointe pôle des politiques publiques interministérielles

SGAR adjoint pôle moyens, mutualisations, modernisation


Liaisons fonctionnelles

-Direction de la coordination régionale

-Agents du SGAR et de la préfecture de région

-Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers

-Préfectures de département

-Services de l’État (départements et région)

-Administrations centrales et territoriales

Perspectives :

Le poste offre l’opportunité de développer des compétences organisationnelles et logistiques
La diversité des missions exercées au sein du SGAR permet en outre d’acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours et examens professionnels.