Responsable scolarité h/f

RESPONSABILITÉS :

L'EEIGM (Université de lorraine ), école d'ingénieurs en génie des matériaux recrute un responsable de scolarité H/F.
Missions :
Management du service de scolarité :
· Organiser le service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs
· Animer l'équipe des gestionnaires (2 agents)
· Conduire des entretiens professionnels annuels et suivre les dossiers de carrières
· Gérer le temps de travail (logiciel Agatte)
Mission 2 : Gestions administrative et pédagogique de la formation :
· Accueillir et informer les étudiants
· Gérer les inscriptions administratives en respectant la réglementation en cours
· Contrôler les encaissements en scolarité et veiller aux procédures internes concernant la Régie
· Mettre à jour les listes d'étudiants et les diffuser sur Arche
· Créer et gérer les différents groupes de TD/TP
· Superviser les emplois du temps
· Vérifier que les documents et les participants sur Arche soient à jour
· Gérer et modérer les listes de diffusion étudiantes
· Etablir les diplômes et suppléments aux diplômes
· Contrôler la gestion des absences
· Paramétrer et mettre à jour les structures d'enseignement sur APOGEE
· Vérifier et valider les structures dans Actul pour la répartition des enseignements

Mission 3 : Gestion des différents Jurys :
· Préparer et participer à l'ensemble des Conseils ou Jurys des formations
· Mettre en œuvre les décisions prises
· S'assurer et veiller à la remontée des résultats (APOGEE, relevés de notes)
· Préparer la session de rattrapages de fin août

Mission 4 : Gestion des campagnes de recrutement
· Mettre à jour les données site internet EEIGM, e-candidat et Campus France avant le début de la campagne de recrutement
· Répondre aux questions des candidats (téléphone, mail, ...)
· Etablir un tableau de suivi des différentes candidatures pour les Jurys d'Admission
· Etablir les convocations à des oraux d'admission
· Soutien à l'épreuve du concours Geipi Polytech
· Diffuser les décisions prises via e-candidat, Campus France ou mail
· Gérer les recours

PROFIL RECHERCHÉ :

Personne titulaire d'un bac + 2 Minimum, vous devez avoir une expérience réussie sur des missions similaires.
Connaissances
- Maîtrise de l'environnement professionnel (enseignement supérieur, formation ingénieur)
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable
- Organisation, fonctionnement et activités de l'EEIGM
- Domaine de la scolarité et relations avec autres domaines fonctionnels
- Outils de bureautique : Word, Excel, Access
Savoir-faire opérationnels
- Informer et rendre compte
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
- Savoir gérer les pics d'activité et hiérarchiser les priorités
- Planifier son activité et celle du service
- Respecter les délais
- Savoir coordonner et gérer une équipe
Compétences relationnelles
- Qualités relationnelles
- Travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion
- Diplomatie
- Savoir fédérer une équipe
- Gérer les conflits
CDD temps plein à pourvoir du 1 er septembre au 31 Août 2026 (renouvellement possible par année universitaire)
Rémunération : 2189 € brut mensuel.
Si cette offre d'emploi vous intéresse et que vous êtes une personne motivée, investie et réactive, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.