Description du poste
Le secrétariat/bureau d'ordre du bureau SJCF2A assure les fonction d'assistant pour le chef du bureau SJCF2A, le sous-directeur de SJCF2 et occasionnellement le chef du bureau SJCF2B. Il contribue au bon fonctionnement du bureau SJCF2A par un appui administratif, logistique et organisationnel.
La personne recherchée gèrera les flux entrants et sortants, tant sous forme de courriels (Boite aux lettres fonctionnelle du bureau et de la sous-direction) que de plis postaux ou d'appels téléphoniques. Elle assurera la gestion des agendas, des réunions, des réservations de salles, des déplacements (FDD). Elle vérifiera la bonne mise en forme des courriers (travaux bureautiques et respect de la charte graphique), assurera l'envoi des réponses du bureau SJCF2A et le suivi des dossiers dans les diverses applications (BORIS, DOSSIEL, ERICA, tELERECOURS) et le téléchargement des documents via ESCALE.
Elle assurera un soutien logistique (fournitures de bureau, besoins de mobilier ou d'intervention diverses dans les locaux...) ainsi que la gestion des horaires variables et du télétravail (SIRHIUS) pour l'ensemble de la sous-direction.
Elle traitera de questions diverses d'ordre transverse : mise à jour des annuaires, habilitations MADRHAS/ESTEVE, publications dans DOCAD/ULYSSES/DOCS, campagne CET, permanences des CAP, accueils des nouveaux agents/stagiaires.
Elle transmettra les statistiques mensuelles au chef de bureau.
L'ensemble des taches est effectué en collaboration étroite avec d'autres agents du bureau SJCF2A et la secrétaire du bureau SJCF2B.
Description du profil recherché
Savoir-être : esprit d'équipe, aisance relationnelle, réactivité, capacité d'adaptation et d'initiative, gout pour la rigueur et la discrétion (dossiers soumis au secret fiscal).
Savoir-faire : analyser une information, une situation, une donnée, pour bien l'enregistrer et la transmettre pour traitement au bon interlocuteur. Avoir des initiatives, faire des propositions, savoir gérer des situations de stress ou d'urgence, organiser une activité, maitriser des délais.
Compétences requises : connaissance bureautiques / des outils collaboratifs / de l’environnement administratifs (services centraux et réseau de la DGFIP).
Une expérience dans ces domaines serait un plus.
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
5. SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
6. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
7. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
8. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
9. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
10. SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
11. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
12. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Débutant
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