Secrétaire médicale - hdj nutrition

Missions générales:

Gestion des documents:

Saisie, traitement et mise en forme

utilisation des outils de bureautiques (traitement de texte: Word, tableur: Excel, logiciel de présentation: PowerPoint)

Rédaction et mise en forme de documents (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...)

Classement et archivage des dossiers médicaux

Préparation et suivi de dossiers

Organisation des activités de secrétariat

Reproduction de documents et de dossiers médicaux

Réception et tri des courriers (mail, courrier postal, fax)

Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Gestion des moyens de communication : appels et messages téléphoniques

Réception, traitement et orientation

Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

Prise de notes

Renseigner les interlocuteurs

Planification des rendez-vous des patients

Médiation de diverses situations conflictuelles (agressivité des patients, situation de stress et d’angoisse)

Accueillir 

Accueil physique et prise en charge des usagers

Gestion des situations conflictuelles

Planification des rendez-vous des patients

Missions spécifiques

Prise de rendez vous administratifs de tous les praticiens du service

Organisation des réunions internes et externes et gestion de la salle de réunion

Respect du délai d’envoi des comptes rendus d’hospitalisations

Gestion des certificats médicaux et demandes d’ordonnance en pré et post hospitalisation

Tri, mise en forme et saisie informatique et archivages des dossiers patients : Orbis, Virtual Archives

Préparation RCP

Suivi et saisie informatique du mouvement interne des dossiers patients : Virtual archives

Classement des examens biologiques ou autres (scanner dans Virtual Archives)

Gestion des demandes d’informations complémentaires (dossiers anciens, recherches d’examens complémentaires, dossiers de litiges juridiques)

Gestion des copies de dossiers sur la demande des patients et de la cellule qualité

Prise de rendez-vous de consultation dans le logiciel ORBIS en sortie d’hospitalisation et remise et/envoi aux familles par courrier

Gestion du planning des médecins

Gestion des congrès pour l’équipe médicale

Vous détenez idéalement le diplôme de secrétaire médicale ou avez validé une formation qualifiante en secrétariat.

Compétences requises:

Utilisation d’outils informatique et logiciels  : Orbis, Hextant, Virtual Archie, FileMaker, Opera, Virtual archives, Coswin, Kaliweb

Bonne maîtrise de l’expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.

Connaissances de base sur les termes d’anatomie et de pathologie pour comprendre et user de la terminologie médicale

Droits du patient hospitalisé : charte du patient hospitalisé (adulte – enfant – personne âgée), la personne de confiance, la personne à prévenir, la grille d'évaluation du risque suicidaire, …)

Informations complémentaires :

Temps plein (100%)

CDD de 4 mois

Poste à pourvoir de suite

Horaires de journée: 37h30 par semaine + 14 jours de RTT

Travail en amplitude de 7h30

Le fonctionnement du service est organisé sur une amplitude maximale de 8h00 à 17h00, les horaires journaliers sont prévus en conséquence.

Le planning est réalisé par le cadre de l’unité en prenant en compte les impératifs de présence et les désidératas.

Repos fixe samedi, dimanche et jours fériés.

Le planning prévoit une continuité des missions entre les 3 AMA présentes : Hdj nutrition / chirurgie générale / urologie.

L’établissement dispose également d’un service QVT actif.

Accessibilité du site :

Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil:

40, Avenue de Verdun 94000 CRETEIL

L’établissement est accessible par :

La ligne 8 du métro : arrêt Créteil Université

Le bus TVM : arrêt Hôpital Intercommunal

Le bus 317 : arrêt Hôpital Intercommunal

En RER : RER A, RER D

Accessible en vélo (35 minutes de Paris)

Processus du recrutement :

Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap

Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).

Le CHIC est un établissement de 563 lits et places. Il est organisé en 5 pôles d’activité (pôle femme-enfant-adolescent, pôle spécialités-cancer, pôle urgences médecine Imagerie santé publique, pôle acuité visuelle dynamique ambulatoire et pôle médico technique). Il dispose de 9 services hospitalo-universitaires. Le CHIC bénéficie d’un fort dynamisme de recherche, se situant parmi les tous premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits MERRI. Il dispose d’un Centre de recherche clinique (CRC) et d’un centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.

Le CHIC est organisé en cinq pôles:

Pôle Périnatalité Femme Enfant Adolescent : un centre périnatal de niveau 3, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.

Pôle Spécialités Cancer : l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.

Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire qui répond au développement de nouveaux modes d’hospitalisation et de prise en charge. Il comprend des unités de médecine et de chirurgie ambulatoire, le centre de consultations centralisées, les blocs opératoires et les consultations d’ophtalmologie

Pôle Urgences-Réanimation-Médecine-Imagerie-Santé Publique qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une et Unité de Gériatrie Aigüe, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.

Pôle Médico-Technique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, un service de stérilisation et une équipe opérationnelle d’hygiène et une pharmacie.