Description
du poste
En tant qu’Assistant(e) administratif au Business Consulting, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et commercial de l’activité. Véritable support de l’équipe CSS, vous serez garant de la qualité, de la fiabilité et de la fluidité des processus. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable de l’équipe Business Consulting.
Missions principales
Accueil et gestion des contacts :
1. Réception des appels téléphoniques et orientation vers les bons interlocuteurs
2. Réception et traitement des e-mails clients
3. Accueil des clients sur site
Suivi administratif des contrats et prestations :
4. Saisie des prestations contractuelles et de la tarification
5. Suivi de la consommation des contrats de prestation
6. Établissement et suivi des propositions de services (financières et contractuelles)
7. Coordination avec les responsables de compte pour la planification des interventions
Suivi commercial et relances :
8. Réception et diffusion des commandes
9. Relance des propositions en attente de signature
10. Mise à jour de l’état des propositions en cours
Gestion administrative des prestations :
11. Création de documents : conventions de formation, attestations, feuilles de présence, fiches produit…
12. Contrôle des déclarations d’activité des consultants
13. Émission des bordereaux de facturation
14. Suivi des avoirs et mise à jour des indicateurs d’activité
Support opérationnel :
15. Aide à la rédaction de documents : réponses à appel d’offres, documentation commerciale
16. Organisation et classement des dossiers clients
17. Mise à jour du planning de l’équipe
Organisation des déplacements :
18. Coordination avec l’agence de voyage pour les déplacements des consultants
19. Vérification et transmission des frais au service comptabilité
Reporting :
20. Suivi des contrats et prestations
21. Activité : prévisionnel, réalisé, facturé
22. Planning de l’équipe
Profil recherché
Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire, dans un environnement administratif et/ ou commercial exigeant.
Soft skills :
23. Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
24. Excellent relationnel et goût pour le travail en équipe
25. Discrétion et sens de la confidentialité
26. Capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
27. Diplomatie et assertivité
Compétences techniques :
28. Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, etc.
29. Aisance téléphonique et qualité rédactionnelle
30. Connaissance des outils CRM type Salesforce appréciée
Process
31. Entretien d’une heure en visio avec un RH
32. Entretien d’une heure sur site avec la Responsable de l’équipe Business Consulting
33. Entretien en visio avec le Directeur du Consulting
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