L’enjeu de la fonction
Au sein de PRIM’X Technologies, entreprise innovante basée à Lyon, vous rejoignez la Direction Administrative et Financière pour incarner un rôle clé dans la fluidité de notre activité commerciale. Rattaché(e) à la Responsable du pôle ADV, vous êtes le maillon essentiel entre nos équipes commerciales, nos clients et nos partenaires : votre mission consiste à garantir l’excellence opérationnelle de notre administration des ventes tout en contribuant activement à l’optimisation de nos process et outils de gestion.
Ce poste représente bien plus qu’une fonction support : vous êtes un acteur de la performance commerciale, un facilitateur pour les équipes internes, et un des piliers de la satisfaction client. Votre capacité à structurer, améliorer et digitaliser nos processus ADV aura un impact direct sur notre croissance et notre efficacité collective.
Les missions
* Piloter l’administration des ventes de bout en bout : Traiter les commandes et livraisons, assurer la facturation clients et l’enregistrement des règlements, gérer les relances avec rigueur et diplomatie pour optimiser le cash flow de l’entreprise.
* Accompagner et former les équipes commerciales : Animer des ateliers de formation sur les outils ADV, organiser des points de suivi d’activité (non-conformes, relances), et devenir le référent opérationnel des commerciaux pour fluidifier leur quotidien.
* Gérer la relation client avec excellence : Traiter les demandes clients (création de comptes, mise à disposition des éléments légaux), et garantir une expérience client irréprochable à chaque point de contact.
* Assurer le suivi fonctionnel des outils ADV : Maîtriser et optimiser les logiciels métier (Infocob, Gestimum), participer activement à la mise en place et au maintien de l’ERP, et garantir la fiabilité de nos systèmes de gestion commerciale et de facturation.
* Optimiser les process et structurer la documentation : Identifier les axes d’amélioration du process ADV, maintenir à jour les procédures écrites, remonter les anomalies détectées et mettre en place les corrections nécessaires pour gagner en efficacité.
* Produire les reportings et indicateurs de pilotage : Préparer les éléments mensuels (assurer la complétude des dossiers), participer activement à la remontée des données de vente et à la mise en place d’indicateurs de performance pour la direction.
En complément des missions ADV, une polyvalence sera nécessaire pour soutenir les missions suivantes:
* Gérer les achats et le suivi fournisseurs : Assurer le suivi et le traitement des demandes d’achats, suivre les factures fournisseurs et leur paiement, et contribuer à la fluidité de la chaîne administrative.
* Organiser les déplacements professionnels : Réserver les hébergements (hôtels, Airbnb) et les transports (vols, trains), suivre les Ordres De Mission (ODM) et les factures correspondantes pour faciliter la mobilité des équipes.
* Coordonner les événements internes : Préparer et organiser les différents événements de l’entreprise (séminaires, repas d’équipe, arbre de Noël) pour renforcer la cohésion et la qualité de vie au travail.
* Assurer les missions transverses du pôle : Gérer le standard téléphonique (peu d’appels), traiter le courrier, assurer le classement et l’archivage ainsi que diverses missions pour garantir le bon fonctionnement quotidien du département administratif et financier.
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