RESPONSABILITÉS :
L'université de Tours recrute au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV), Service de la Recherche et des Études Doctorales, un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative.
Mission :
Assurer la gestion administrative des Écoles Doctorales (ED) en binôme et sous la responsabilité de la responsable administrative des ED, dans le cadre des objectifs fixés par les directions des ED et dans le respect des textes réglementaires.
Réaliser des opérations de gestion courante liées aux écoles doctorales :
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des doctorants, des directeurs de thèse, des directions des ED (information, conseil et orientation),
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement des écoles doctorales
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte-rendu, procédures, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Suivre et gérer les dossiers de son périmètre d'activité :
Suivre et gérer la logistique de plusieurs axes de formations du collège doctoral dans l'outil ADUM : plusieurs axes de formation, construction et suivi du plan de formation, établissement du budget prévisionnel et suivi de son exécution, relecture du livret
Saisir et mettre à jour des bases de données ou des tableaux de suivi dédiées à la gestion des écoles doctorales : ADUM, SIHAM, SAGHE, EXCEL
Organiser et/ou suivre : auditions de recrutement des doctorants, contrats doctoraux et avenants, cotutelles internationales de thèse, crédits doctoraux, aides à la publication
Gérer les informations relatives aux Écoles Doctorales sur le site Internet du collège doctoral : vérifier la véracité des informations – rôle de veille en relation avec la collègue chargée du site.
Suivre le budget commun des écoles doctorales (Cérémonie des docteurs – thèse en 180's – divers –formations collège doctoral).
Engager les dépenses pour les budgets propres aux ED de son périmètre. Exercer un suivi par catégorie de dépense, conseiller, alerter la direction.
Traiter des données statistiques : réponse à l'enquête ministérielle annuelle sur les éléments entrant dans le champ de compétences
Participer activement aux évènements organisés par le service RED : Cérémonie des docteurs, thèse en 180's, journées de rentrée des ED, auditions, journées SHS...
Remplacement de son binôme en cas d'absence
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances
Environnement de l'établissement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication écrite et orale
Compétences opérationnelles
Sens de l'organisation
Réactivité
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ADUM, SIHAM, SIFAC, SAGHE
Utiliser les outils bureautiques et de communication : suite OFFICE, zimbra, Teams, UTBOX, PAL, Evento
Contraintes particulières du poste : pics d'activité sur certaines périodes
Position dans la structure : Poste rattaché au service de la Recherche et des Études Doctorales (RED) au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV).
Informations complémentaires :
Poste ouvert aux titulaires ou contractuel·les (poste susceptible d'être vacant)
Catégorie C
Date limite de candidature : 10/09/2025
Prise de fonction : 01/10/2025
Les entretiens auront lieu le 12 septembre après-midi
Durée du contrat si contractuel·le : 1 an
Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF
RIFSEEP : Groupe 2
Contact pour tout renseignement sur le poste : Verónica Ruhaut-Serrano veronica.serrano[at]univ-tours.fr ou Isabelle Guillouet isabelle.guillouet[at]univ-tours.fr (toute candidature envoyée directement à ces adresses ne sera pas prise en compte).
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