Publiée le 31 mai
Mission du poste
Vos missions en quelques mots ACTIVITES PRINCIPALES 1) Organiser et gérer l’agenda du Directeur général ainsi que l’accueil - Planifier et prioriser l’agenda, en assurer le suivi et sa mise à jour au quotidien en s’adaptant aux imprévus - Anticiper les besoins du DG en préparant des fiches de synthèse avec les éléments clés et en identifiant les sujets sensibles ou urgents nécessitant une attention particulière. - Gérer les rendez-vous avec ministres, cabinets ministériels, préfets et élus, - Assurer l’accueil des invités du Directeur général (logistique, protocole, suivi post-rendez-vous). - Coordonner la liaison avec les membres de la Direction générale et les Directeurs territoriaux (transmission des informations internes, externes) - Piloter le protocole lors des réunions et évènements en collaboration avec la direction de la communication 2) Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels - Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d’administration (convocation, coordination et préparation des dossiers, rédaction des délibérations, échanges avec les tutelles et les administrateurs, réservation de salle) - Organiser des évènements internes (séminaires des directeurs, vœux du Directeur général, etc.) sur le plan logistique avec l’appui de la personne en charge des services généraux : recherche et réservation d’une salle ou d’un lieu, sélection et gestion des prestataires, gestion des intervenants, gestion et envoi des invitations, etc. - Participer à l’organisation des missions du Directeur général en France hexagonale comme en outre-mer (réservation des billets avion/train - réservation des hébergements : hôtel, résidence préfectorale, etc. - organisation des rendez-vous du Directeur général, préparation des dossiers de fond, etc.) - Participer à la conception et à la mise en œuvre de la stratégie d'influence institutionnelle de l'agence - Préparer les dossiers pour les diverses réunions ainsi que pour les entretiens annuels d’évaluation 3) Assurer le secrétariat particulier et la veille stratégique - Traiter et suivre les messages électroniques (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement) - Traiter et assurer la gestion des courriers destinés au Directeur général (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement) - Gérer les courriers et les dossiers signalés (députés, sénateurs, présidents de collectivité, etc…) - Assurer la veille et le contrôle des documents soumis à la signature du DG - Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions - Rédiger des notes, courriers ou synthèses à partir de consignes orales ou manuscrites - Suivre les textes réglementaires (lois, décrets) impactant LADOM. Profil recherché LES COMPETENCES FONDAMENTALES Connaissances de base : Maîtriser les règles et procédures de gestion des dossiers Maîtriser les principes du fonctionnement d’un Conseil d’administration Maîtrise les bases juridiques en droit public Maîtriser l'informatique (et notamment être capable d’organiser de manière autonome des réunions en ligne de type Teams ou autres) et les logiciels de bureautique (a minima Word, Excel et Powerpoint) Maîtriser l'ensemble des outils de communication Maîtriser la prise de notes rapide et les techniques de gestion administratives Connaître les méthodes de classement et d’archivage Connaissance appréciée des enjeux de l’Outre-mer : connaissance des acteurs locaux (préfectures, collectivités territoriales ultramarines) et des dispositifs de mobilité. Compétences techniques : Appliquer les règles et les procédures Mette en forme courriers, notes, … Elaborer et suivre les tableaux de bords Rédiger des notes ou courriers à partir des consignes orales ou manuscrites Planifier et organiser l’activité du responsable Savoir communiquer avec efficacité Savoir être : Grande disponibilité Flexibilité Sens politique Bonnes capacités relationnelles Sens de l’organisation Savoir prendre des initiatives tout en sachant rendre compte Discrétion Rigueur et méthode Autonomie Polyvalence Bonne gestion du stress Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire
