Agent administratif polyvalent (h/f)

Missions principales : Participe à l'accueil du public et à toute activité liée à l'état civil, la population, les élections, le cimetière et les locations de salles.
Activités liées :
Accueillir et renseigner les personnes ;
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil, apprécier la demande au regard de différents documents, contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil ;
Établir à partir de la promesse de mariage les actes de publication en vue de leur affichage, préparer et remettre aux mariés leur livret de famille, inscrire le mariage dans le registre ;
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés, rédiger des mentions et des courriers ;
Tenir et mettre à jour le registre du cimetière, délivrer des titres de concession pour le cimetière et le columbarium, faire respecter le règlement du cimetière ;
Recueillir des demandes d'inscriptions sur les listes électorales, assurer l'organisation de la tenue des élections, mettre à jour les listes électorales ;
Mise à jour du planning d'occupation des salles communales, réponse aux demandes ;
Gestion des clés des différents bâtiments communaux ;
Invitation pour repas des Anciens, Bons aux Anciens, Noces d'or et de diamant, etc. ;

Missions annexes : exécuter des tâches administratives diverses.
Activités liées :
Mise à jour du planning d'occupation des salles communales, réponse aux demandes ;
Gestion des clés des différents bâtiments communaux ;
Saisie des inscriptions et suivi des demandes de dérogations ;
Suivi de l'urbanisme ;
Recensement.

SAVOIRS / CONNAISSANCES :
Information générale relative à l'état-civil (IGREC)/ Procédures administratives de délivrance des actes d'état-civil ;
Règles communes à la rédaction des actes d'état-civil ;
Cadre règlementaire en matière de nom de familles des conjoints, des parents, des enfants/ Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom / Notions de généalogie/ Procédures relatives au mariage/ Tenue des registres ;
Procédures relatives aux formalités administratives ;
Législation funéraire ;
Législation électorale ;
Code de l'urbanisme/ PLU etc.

SAVOIRS FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES :
Technique d'accueil, d'écoute ;
Traitement simultané de différents dossiers et saisie de documents ;
Rédaction d'actes d'état-civil ;
Planification et suivi de dossier.

SAVOIRS ÊTRE / APTITUDES :
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
Autonomie ;
Disponibilité ;
Savoir rendre compte de son activité ;
Sens de l'organisation ;
Sens du service public.