102secrétaire à temps partiel h/f

Premier opérateur associatif dans le champ sanitaire, médico-social et social, la Croix-Rouge française rassemble 16 500 salariés dans plus de 600 établissements et services organisés par filières métiers : sanitaire, personnes-âgées, handicap, domicile, enfance & famille, lutte contre les exclusions, formation. La Croix-Rouge française constitue également un réseau associatif de 54000 bénévoles engagés au coeur des enjeux de société.

La Direction Nationale Outre-Mer emploie près de 650 salariés répartis sur 6 territoires (Antilles, Guyane, La Réunion, Mayotte, la Nouvelle Calédonie et La Polynésie française) sur 40 établissements, pôles et services.

SECRETARIAT

- Accueil physique et téléphonique au sein de la Délégation Territoriale
- Ecouter, orienter et aider les bénévoles
- Relayer les actes administratifs auprès du Bureau Territorial.
- Traiter le courrier et les mails
- Saisie et mise en forme de documents
- Suivi et gestion des plannings des membres du Bureau de la DT
- Classement et archivage des dossiers
- Appui à la communication interne en lien avec la Secrétaire DT
- Appui à l'organisation des journées nationales

GESTION ADMINISTRATIVE

- Gère le stock des fournitures de bureau et des produits d'entretien
- Contrôle le travail de l'entreprise d'entretien des locaux et des espaces extérieurs
- Assiste le trésorier du BDT dans ses missions (traitement des devis et factures, suivi de caisse, relances client)
- Assister le secrétaire du BDT dans ses missions (enregistrement, suivi et accompagnement des bénévoles)

APPUI A L'ACTIVITE BENEVOLE

- Secourisme
- Activité de formation grand public
- Répondre aux sollicitations du public en les informant des sessions, modalités d'inscription etc. ;
- Assurer la gestion administrative des formations : process dans les outils informatique (ORFE et Base Contact) ;
- Réaliser le suivi de paiement des formations par les participants et réaliser les relances nécessaires (automatique sur ORFE)
- Réaliser l'archivage des dossiers de formation conformément aux procédures établies.
- Passer les commandes de réapprovisionnements du matériel de formation suite aux demandes des antennes (post inventaires) ;
- Réaliser un suivi financier de l'activité ;
- Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel.

- Activité de formation interne
- Réaliser l'archivage des dossiers de formation conformément aux procédures établies ;
- Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel.

- Activité poste de secours(logiciel SELLSY)
- Répondre aux sollicitations des organisateurs en leur transférant les contacts du pôle mission de secours
- Suivre le paiement des DPS par les organisateurs et réaliser les relances nécessaires
- Réaliser un suivi financier de l'activité
- Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel
- Archiver les dossiers des dispositifs prévisionnels de secours conformément aux procédures établies.

- Urgence

Gestion administrative de l'activité urgence en lien avec les partenaires et acteurs de l'urgence (préfecture, la PIRAC)

- Activité sociale

Saisit les situations de demande d'aide sociale

LOGISTIQUE ET ORGANISATION

- Organisation des déplacements hors territoire des élu.e.s et bénévoles de la délégation ainsi que ceux d'équipes ou d'élu.e.s du siège ou des autres territoires, en Guadeloupe
- Gestion du planning et suivi des véhicules de la DT
- Appui logistique pour les activités organisées sur le territoire