Description entreprise :
Le Centre hospitalier régional universitaire de Nancy est l'établissement public de santé de référence pour la population lorraine. Classé 5e meilleur hôpital de France (Le Point), le CHRU de Nancy compte plus de 9 600 professionnels et 1 300 étudiants en santé.
Les équipes hospitalo-universitaires s'impliquent au quotidien dans le soin, la formation, la recherche et innovation, la santé publique et l'éducation à la santé. Elles ont collectivement identifié 4 valeurs pour définir leur façon de travailler, de collaborer, d'accueillir et de soigner : bienveillance, respect, engagement et faire équipe.
Près de 150 métiers contribuent au fonctionnement de l'hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, on retrouve de nombreux secteurs : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques et sécurité.
Employeur handi-accueillant, le CHRU de Nancy s'engage en faveur de l'intégration et du maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap.
Pour améliorer son fonctionnement, l'accueil des usagers et les conditions de travail des professionnels, le CHRU de Nancy se transforme sur le plan architectural et organisationnel avec la mise en service d'un nouvel ensemble hospitalo-universitaire à horizon 2032.
Choisir le Service Public. Choisir le CHRU de Nancy.
Description du poste :
L'adjoint administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l'organisation administrative de l'ensemble des écoles de spécialités.
Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction et l'équipe pédagogique, il est à l'écoute des étudiants et situe ses actions dans celles des écoles et instituts et du CHRU de Nancy.
Il organise les conditions de l'organisation et la gestion des enseignements, des instances et de la sélection en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique des écoles et instituts et avec l'ensemble des professionnels impliqués.
Il inscrit toutes ses actions et s'appuie sur le projet pédagogique des écoles, le travail pluri professionnel en lien avec les attendus réglementaires des formations pour assurer le suivi de la formation durant toute la présence de l'étudiant.
Date estimative : 19 Janvier 2026
Horaires : 8 h et 17h
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Activités générales
Conformément à la fiche métier FHF, en lien et sous la responsabilité du coordonnateur général des écoles et instituts :
Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage … etc.)
Gestion des documents de suivi (administratifs, financiers, réglementaires, organisationnels …etc.)
Suivi financier des dossiers de chaque étudiant (pièces utiles, devis, chèques, PTR, suivi … etc.) et pour les écoles (intervenants, contrats, conventions, indemnisation …etc.)
Gestion du logiciel de scolarité, du portail SolSTISS, TransitionPro, Kaïros, Ramsès II, EDOF
Gestion des diverses enquêtes et statistiques en lien avec la Région Grand-Est, la DREETS, l'ARS
Collaboration avec :
L'Université de Lorraine, la Région Grand-Est et l'ARS
Les autres instituts de formation du CHRU et de la région Grand-Est
Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité
Participation à la démarche Qualité des écoles
Classement et évaluation de la pertinence / la véracité des données, des informations, des documents de diverses natures
Gestion des demandes de réparations en lien avec les agents logistiques et de commandes de fournitures mensuelles
Rédaction et mise en forme de documents, notes, évaluations, rapports …etc.
Gestion administrative des étudiants en charge
Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
Préparation et envoi de documents en vue de facturation ou de suivi de scolarité
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Contribution au recueil d'activité et aux statistiques
Gestion de l'information
Participation aux réunions institutionnelles et professionnelles de son domaine de compétence
Participation avec l'équipe pédagogique à l'organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées
+ Toute activité supplémentaire utile à l'Institut et définie par la Direction.
Profil recherché :
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
S'approprier les logiciels institutionnels
Compétences complémentaires
Accueil téléphonique
Classement et archivistique
Communication / relations interpersonnelles
Droit hospitalier
Bureautique
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Organisation de la formation des enseignements à l'école
Secrétariat
Aptitude
Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi
Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s'adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Être capable de gérer les priorités
Posséder le sens des responsabilités
Faire preuve d'esprit d'équipe et de disponibilité
Faire preuve d'initiative, d'anticipation et de créativité
Date de limite de dépôt de candidatures : 27 janvier 2026
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