Assistant administratif cdd - service petite enfance et ludotheques h/f

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au cœur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..

Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux


Sous l'autorité de l'adjointe et de la cheffe de service petite enfance et ludothèques, vos missions principales seront :

* Assurer la gestion administrative des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant : accueil physique et téléphonique pour les inscriptions et admissions des enfants, calcul des participations familiales, gestion des dossiers administratifs
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et gérer les dossiers selon l'organisation du même service
* Prêter assistance à la hiérarchie dans la réalisation des travaux administratifs
* Assurer le suivi administratif, budgétaire et RH en lien avec la hiérarchie

Missions permanentes :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (informer sur l'activité du service, répondre aux familles en recherche d'un mode de garde, les inscrire sur le liste d'attente, assurer les permanences, informer sur les événements, l'activité des ludothèques et sur le relais petite enfance
* Recevoir les familles pour l'admission de leur enfant en crèche (expliquer le fonctionnement des équipements de la petite enfance, calculer les participations tarifaires)
* Renseigner la famille sur le règlement intérieur et les modalités d'accueil (contrat d'accueil, factures, réservations, congés, absences pour maladie, dépannages etc)
* Réaliser et suivre le dossier administratif des familles (enregistrer les contrats, calculer les régularisations, saisir les réservations et les heures supplémentaires, les arrêts maladie. Tenir et mettre à jour les saisies sur le progiciel Concerto Opus et les tableaux de bord)
* Effectuer les tâches de secrétariat du service petite enfance (rédaction de courrier, mailing, suivi du courrier arrivé/départ, suivi de la commission d'admission, classement, archivage, gestion logistique, participation à l'organisation d'événements, compte-rendu de réunion, tableaux de bord)
* Aide à la rédaction des actes administratifs (décisions d'achat de prestation de service, suivi des subventions aux associations, gestion des conventions)


CDD de 2 mois renouvelable - Adjoint administratif / expérience dans le secrétariat indispensable

Savoir :

* Bonne communication orale et écrite
* Connaissance du fonctionnement et de l’organisation d’une commune
* Connaissance des différents modes de garde et du secteur petite enfance
* Progiciel de gestion (Concerto Opus)

Savoir-faire :

* Concevoir des outils de suivi de l’activité du service
* Rédiger un rapport d’activité, divers courriers
* Utiliser les progiciels et outils informatiques
* Être force de proposition afin d’améliorer les pratiques et procédures

Savoir-être :

* Rigueur et organisation
* Sens du travail en équipe
* Discrétion, respect du secret professionnel
* Assiduité
* Disponibilité


Du lundi au vendredi.

Horaires de 8h30 à 12h - 13h30 à 17h30


Les avantages

- Chèques déjeuner d’un montant de 9€ (participation employeur de 60%)

- C.E.T monétisable,

- Forfait mobilité durable

- La mairie de Villeneuve d’Ascq privilégie l’utilisation des transports en commun et rembourse les frais de transport à hauteur de 75%

- Amicale du personnel et Cnas : chèques vacances, offre complète de services : culture, vacances, billetterie, forfait sport, logement, social, prestation de rentrée/prestation enfant porteur de handicap, nombreuses réductions, prêt à taux attractif (1%), aides, prestation (naissance, décès, adoption, mariage, médaille,..)

- Participation de l'employeur à la mutuelle santé si labellisée

- Proposition d’adhérer au contrat de groupe pour la prévoyance

Sa situation géographique

Idéalement placée, la mairie est accessible en transports en commun ( station de métro à 1mn, gare de Villeneuve d’Ascq à proximité, gares Lille Flandres et Lille Europe à 13 minutes de métro, nombreuses lignes de bus, en voiture (proche des sorties d'autoroutes), possibilité de garage à vélos sécurisé pour les agents se déplaçant en vélo, parking gratuit à proximité. Villeneuve d’Ascq développe en direction des personnes en situation de handicap une politique ambitieuse d’accueil et d’accès à ses emplois.