Gepsa institut - assistant administratif / assistante administrative (h/f)

Organisme reconnu et expert de son domaine depuis plus de 30 ans, GEPSA Institut déploie des prestations de formation professionnelle et d’accompagnement à l’insertion à destination des Personnes Placées Sous-Main de Justice (PPSMJ) sur le territoire métropolitain. En réponse aux attentes des donneurs d’ordre, Administration Pénitentiaire et Conseils Régionaux, GEPSA Institut contribue activement à la mission d'insertion durable des Personnes Placées Sous-Main de Justice et à la prévention de la récidive. Les valeurs d’humanisme, du sens de l’engagement, de la responsabilité sociale et de force de propositions sont au fondement de nos actions et portées par l’ensemble de nos collaborateurs. Créé en 2015, GEPSA Institut a pour maison mère GEPSA et partage avec GEPSA les mêmes locaux au siège ainsi que les services supports.
Chiffres clés : CA 6M€ / 100 salariés / Plus de 60 établissements répartis sur toute la France
GEPSA Institut recherche un Assistant exploitation H/F
Vos Missions seront les suivantes :
Garantir la qualité et la continuité administrative d’exécution des prestations
L’assistant est le garant de la bonne exécution administrative auprès des clients conformément à leurs attentes, auprès de l’exploitation et auprès de la direction de GEPSA Institut. Pour cela, il doit entre autres :
Traiter le courrier de GEPSA Institut
Rendre compte auprès du responsable de secteur et du N plus 1 de l’exécution de la rémunération et de la facturation de son périmètre
Respecter les consignes d’archivage numérique sur les espaces partagés
Garantir la qualité financière d’exécution des prestations
L’assistant est le garant de la fiabilité des informations financières.
Pour cela, il doit entre-autre :
Facturer dans les délais
S’assurer du paiement en participant au rapprochement (lettrage)
Tiers et par le pôle assistanat exploitation
Organiser des réunions permettant de solutionner les cas complexes de lettrage
Participer à la transparence et au pilotage de l’activité
L’assistant contribue activement à l’analyse de l’exploitation. Pour cela il doit entre autre : Alerter le N plus 1 de toute difficulté liée à la rémunération.
Renseigner l’ensemble des tableaux de synthèse et de suivi de l’exploitation de son périmètre
Développer et entretenir la notoriété de GEPSA Institut
Être le représentant de GEPSA Institut auprès des gestionnaires des financeurs
Garant de la démarche qualité, sécurité, environnement
Appliquer les procédures de notre démarche qualité, garante de la certification ISO 9001, de la certification Qualiopi
Appliquer la politique santé et sécurité et veiller à sa mise en œuvre effective auprès des collaborateurs,
Intégrer les enjeux du développement durable et les enjeux de responsabilité sociale.
Prérequis :

Certification et/ou Expérience dans la gestion administrative et plus spécifiquement du domaine de la formation et/ou de l’insertion
Bonne maîtrise des outils bureautiques (dont Excel)

Compétences & connaissances :

L’assistant d’exploitation doit être en mesure de réaliser des comptes-rendus formels
des constats de conformité et d’écarts à l’attendu
faire des propositions d’amélioration et déclinés en actions à mettre en place dans des délais déterminés le suivi des préconisations et des actions mises en œuvre.

Compétences métiers- Capacité à rendre compte de son activité

Autonomie, rigueur, esprit d’analyse, prise de décisions et sens de l’organisation
Sens du service

Compétences comportementales :

Adopter la posture professionnelle adaptée à l’environnement notamment auprès du client et des partenaires
Faire preuve de discrétion professionnel
Excellent relationnel
Esprit d’équipe
Esprit de synthèse
Rigueur

Rémunérations et Avantages :

CDI
Statut : Employé
35h hebdomadaire
Prime part variable jusqu'à 5% du salaire annuel (N-1)
Ticket Restaurant : 11€ dont 60% Part employeur / 40% Part Salarié
Une mutuelle sans supplément pour les membres de votre famille
Avantages CE

Vous souhaitez nous rejoindre ?
Voici le process de recrutement :

Premier point à distance (téléphonique / teams)
Entretien avec le Responsable et la RH

Venir chez nous, c'est bénéficier d'un plan d'intégration et d'un accompagnement pour la prise de poste ainsi que la possibilité d'échanger avec la communauté pédagogique des formateurs du même domaine.
GEPSA Institut œuvre à l’inclusion des personnes en situation de handicap.
Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence.