Assistant de direction de la dasel h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
Rémunérationgrille fonction publique hospitalière
Service d'affectationDirection des Approvisionnements, des Services Économiques et Logistiques
Présentation du service
- Traitement et pilotage des demandes de restauration budget vie de service GHU ou demandes de prestations (réception, process de validation et tableau de bord)

Vos missions
Missions générales et permanentes
- Accueil physique et téléphonique de la DASEL sur le site de Lariboisière - Fernand Widal
- Gestion des diverses commandes pour les services DASEL implantés à Lariboisière - Fernand Widal
- Organisation et coordination des événements pilotés par la DASEL
- Liens et coordination avec les Directions (communication notamment)
- Réalisation des devis traiteurs
- Coordination restauration/logistique en lien avec les cadres de chaque site
- Appui administratif aux services logistiques de la DASEL
- Centralisation et traitement des formulaires de commande de matières dangereuses
- Appui administratif aux services restauration de la DASEL
- Appui administratif aux cadres restauration (courriers, notes de service, agenda, tableaux de bord)
- Traitement et pilotage des demandes de restauration budget vie de service GHU ou demandes de prestations (réception, process de validation et tableau de bord)
- Collecte et transmission des données d'activité trimestrielle des cuisines
- Organisation d'événements autour de la restauration (Mon restau responsable, prestations spécifiques)

Achats/économats :
- Appui administratif aux cadres de l'économat (courriers, décisions, notes de service/informations, agenda, tableaux de bord, procédures, codes taxis etc.)
- Gestion des dossiers de recrutement et préparation de l'arrivée
- Gestion du courrier

Développement durable : Nouvelle assistante
- Traitement et centralisation des demandes liées au développement durable
- Organisation des événements et réunions liées au développement durable
- Appui administratif : tableaux de bord, recueil d'informations, etc.

Missions transversales et spécifiques
- Participation aux projets institutionnels, en lien avec son domaine de compétences
- Gestion des chambres de garde des hôpitaux Lariboisière - Fernand Widal
- Distribution des cartes café pour les distributeurs automatiques / contact avec le prestataire pour les hôpitaux Lariboisière - Fernand Widal

PRÉ REQUIS PROFIL RECHERCHÉ CONNAISSANCES ASSOCIÉES

Diplômes : Bac / BTS assistant [e] de direction.

Ce poste nécessite une première expérience réussie en qualité d'assistant [e] de direction. Il requiert qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais).

Une connaissance de l'institution et du GHU serait appréciée.

Profil recherché
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Maîtrise des outils digitaux et des outils institutionnels
Savoir faire
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Accueillir et renseigner
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme, valoriser des notes, documents et / ou rapports
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Savoir être
Adaptabilité - Autonomie
Capacité à travailler en équipe
Communication efficace
Discrétion professionnelle et discernement
Disponibilité
Polyvalence

Schéma horaireJour
Temps de travail7h
Horaires de travail09h00-16h30, du lundi au vendredi
TélétravailOui
Vos avantages à l'AP-HPAVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION - Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité - Possibilité de parking - Possibilité de place en crèche - Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice) - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)

Description de l'hôpitalSitué à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.
Référence de l'offre2