Le GHRE recrute un.e Gestionnaire du suivi des locaux pour rejoindre l’équipe de la Direction du Patrimoine et des Travaux. Sous la responsabilité de la Directrice de la stratégie immobilière et des ressources opérationnelles, vous êtes en charge de la gestion, l’optimisation et l’attribution des locaux, ainsi que du pilotage de la cellule opérationnelle d’affectation des espaces. Vous contribuez à garantir une utilisation efficiente du patrimoine immobilier, à assurer la satisfaction des services utilisateurs et à renforcer la coordination entre les directions fonctionnelles, les pôles et les services supports.
Missions générales :
* Piloter et animer la cellule opérationnelle d’affectation des locaux, en coordonnant les activités, en suivant les décisions et en assurant la traçabilité des dossiers.
* Recueillir les besoins des services et directions fonctionnelles.
* Rechercher et proposer des logements correspondant aux besoins de l’établissement.
* Recenser et suivre les locaux disponibles (surfaces, état, équipements) via la GMAO et les outils cartographiques.
* Préparer et instruire les demandes d’attribution en qualifiant les besoins des services (priorité aux besoins médicaux, bureaux tertiaires, etc.).
* Organiser le secrétariat de la cellule de gestion des espaces et des locaux : préparer les dossiers, synthétiser l’occupation, suivre les décisions et courriers d’attribution.
* Assurer le suivi administratif des biens immobiliers (baux, conventions…), anticiper et gérer leurs échéances (renouvellements, résiliations, reconductions).
* Accueillir et accompagner les locataires lors de leur arrivée.
* Organiser et participer aux états des lieux d’entrée et de sortie, et en assurer la traçabilité.
* Suivre le matériel et les équipements mis à disposition des locataires.
* Suivre les demandes d’intervention, les obligations d’entretien et de conformité des locaux, et assurer leur traçabilité.
* Coordonner les demandes d’intervention avec les services supports (nettoyage, maintenance, etc.).
* Mettre à jour l’inventaire du patrimoine immobilier affecté ou non à l’activité hospitalière et compiler les informations nécessaires pour une gestion efficiente du bâti.
* Assurer le traitement administratif des courriers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
* Alimenter les tableaux de bord, indicateurs et outils de suivi du patrimoine immobilier.
Missions spécifiques :
* Participer aux réflexions stratégiques sur l’évolution du patrimoine, bâti et non bâti.
* Répondre aux enquêtes et questionnaires relatifs au patrimoine.
* Préparer les cessions immobilières (coordination avec les usagers, notaires, agences immobilières, etc.).
* Représenter l’établissement au sein des copropriétés.
* Gérer et attribuer les espaces, y compris bureaux et locaux, en lien avec les orientations de la cellule et des directions fonctionnelles et pôles.
* Mettre en place des tableaux de bord, ratios et benchmarks pour suivre la performance et l’occupation des locaux.
* Suivre les tableaux d’attribution et réaliser des audits d’occupation.
* Remonter les difficultés rencontrées (surcharge de locaux, besoins de travaux).
* Participer à l’optimisation de l’espace : identifier les locaux sous-utilisés et proposer leur réaffectation en concertation avec les pôles médicaux, médico-techniques et tertiaires.
* Mettre à jour les outils GMAO des locaux.
* Participer à la rédaction de procédures en vue du contrôle interne.
Environnement professionnel
Contrat : CDI, mutation ou détachement
Lieu de travail : Site hospitalier de Saint Malo avec des déplacements à prévoir sur les autres sites du GHRE (Dinan, Cancale)
Temps de travail : 37h30 hebdomadaire + 15 RTT
Horaires de travail : du lundi au vendredi, adaptation des horaires journaliers en fonction de l’activité
Avantages : Œuvres sociales, Amicale du personnel, parkings voitures et vélos, restaurant d’entreprise.
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