L'atelier ARKEDIF recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste à pourvoir en CDI, temps complet, à partir du 01/09/2026. Missions principales : 1. Gestion administrative et organisation de l'agence Assurer l’accueil et l’interface entre l’agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard) Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails, suivi administratif courant de l'agence Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l’aide des canaux de communication dédiés Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique) Participer à la cohésion interne de l’agence et à la diffusion d’informations sociales Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences… Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats avec les prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement des consommables (remplacement consommables sur photocopieur…) Réception et envoi de courriers (machine à affranchir le courrier) 2. Suivi administratif des projets Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets Rédaction et mise en forme de documents administratifs Suivi des pièces contractuelles et réglementaires 3. Marchés publics - Candidatures & suivi Réaliser une veille des appels d’offres Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics : constitution et mise à jour des pièces administratives Collecte / montage et complétude des dossiers de candidatures et d’offres Préparation des dossiers de réponse (volet administratif) Gestion des plateformes de dématérialisation Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution) 4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro Suivi administratif des marchés publics attribués : Actes d'Engagement, OS, avenants, pièces contractuelles Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro : dépôt / validation et suivi des factures gestion des rejets et corrections suivi des délais de paiement 5. Gestion financière & facturation Émission et suivi des factures clients (privés et publics) Suivi des honoraires par projet Relances clients Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d’expertise comptable externe à l’agence Profil recherché Compétences : Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent : Bac 2 / Bac 3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Bachelor en management, administration, gestion… Expérience minimum 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d’ouvrage / bureaux d'études ou d’ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE) Expérience indispensable en procédures de marchés publics (appel d’offres/candidatures / suivi / Chorus Pro) Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook…et la plateforme Chorus Pro) Excellent niveau en Français à l’écrit comme à l’oral, capacité rédactionnelle Aisance relationnelle et goût du travail en équipe Qualités personnelles : Organisation, méthode, rigueur et sens du détail Réactivité, capacité d’adaptation et de gestion des priorités, autonomie et fiabilité Discrétion et sens de la confidentialité Bon relationnel, esprit d'équipe Bonne aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe Salaire et avantages : Rémunération adaptée au profil, à l'expérience, la compétence et l'autonomie. CDI – 37 h/hebdo RTT Candidature : Le recrutement se fera uniquement sur réception CV lettre de candidature par mail. L’Atelier ARKEDIF est une agence d'architecture composée de 5 salariés et une gérante/Architecte DE-HMONP et engagée dans la conception et la réalisation de projets architecturaux exigeants, alliant qualité constructive, maîtrise économique et sens du détail. L'agence intervient sur des projets variés (logements / tertiaire / équipements / industrie…), principalement en marchés publics, d’où la nécessité de maîtriser impérativement les différentes étapes et procédures de ceux-ci.
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