Un ou une gestionnaire administrative et comptable

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
•Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
•Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
•Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
•Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée;
•Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

Placé·e sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Budgétaire de la Direction Mobilités, vous assurerez la gestion des documents administratifs et le soutien des agents comptables, contribuant ainsi à la fluidité des échanges et à la rigueur des processus financiers. Vous apporterez également votre soutien au secrétariat en période de surcharge.

En collaboration avec la Responsable Administrative, vous participerez à l'élaboration, à la relecture et au suivi des délibérations, des marchés pour les Directions Mobilités, Déchets Economie Circulaire et la Mission Vélo, garantissant leur conformité et leur transmission dans les délais impartis.

Par ailleurs, vous serez responsable de la gestion et du suivi des stagiaires, de la signature des conventions jusqu'à leur intégration, en veillant à leur accompagnement tout au long de leur mission. Vous aurez également en charge, le suivi des contrats de saisonniers et/ou apprenti de la direction Mobilités et de la Mission Vélo. Missions / conditions d'exercice •Gestion des subventions : Assurer la gestion des dossiers de subvention (ex. chèques VAE) : validation des demandes, suivi sur S@lut et liens avec les usagers, l’accueil des mairies des communes ou des maisons de service, vérification des pièces comptables et transmission au pôle comptable pour paiement.
•Préparation des recettes : Coordonner la préparation des pièces justificatives pour les recettes (mémoires, certificats) liées aux parkings et Cap sur le Vélo, en lien étroit avec les régisseurs, pour garantir la conformité et l'exactitude des documents transmis.
•Suivi des courriers contentieux : Préparer, suivre et archiver les courriers contentieux (CAP sur le Vélo), en partenariat avec le secrétariat, en veillant au respect des délais et à la traçabilité des échanges. Faire le lien avec l’administratif, la régie et la comptabilité.
•Gestion des paiements : Assurer le suivi des paiements (mandats, titres) en fonction des états de dépenses et des tableaux de bord, en lien avec les logiciels métiers (ex. Proloc, D’Park, Coriolis), pour une gestion financière rigoureuse. Assurer le suivi des relances factures dans S@lut.
•Suivi des conventions et avenants : Gérer l'ensemble des conventions et avenants, de leur création à leur mise à jour, en coordination avec les services concernés.
•Encadrement des stagiaires : Gérer les conventions ; superviser l'accueil, la formation et le suivi des stagiaires.
•Support au contrôle des délibérations : Travailler en étroite collaboration avec la responsable administrative pour l'élaboration et la relecture des délibérations pour la direction Mobilités et la Mission Vélo, en assurant le suivi des dossiers jusqu’à leur finalisation.
•Suivi des courriers et des mails pour la direction Mobilités et la Mission Vélo, en support au secrétariat en cas de surcharge ou absence
•Suivi les commandes pour la direction Mobilités et la Mission Vélo
•Gestion et suivi des pièces marchées

Conditions d’exercice des missions
•Poste ouvert au télétravail (2 jours maximum par semaine).
•Lieu de travail principal : Hôtel de la Communauté urbaine – 84 rue des Carmélites à Poitiers. Profils recherchés Savoir-faire et qualités recherchées
•Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs divers.
•Qualités relationnelles, capacité d'écoute et sens du service public.
•Excellente capacité d'expression écrite et orale.
•Rigueur, autonomie et capacité à prioriser les tâches en fonction des urgences.
•Sens de l'organisation et respect des délais.

Savoirs et compétences
•Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
•Maîtrise des outils bureautiques (ex. Word, Excel, Outlook). La connaissance des logiciels métiers (ex. S@lut, Coriolis, Archives, CARL) serait un plus.
•Maîtrise des techniques rédactionnelles, y compris la Charte courrier.
•Capacité à analyser et synthétiser des données financières et administratives.
•Maîtrise des processus de gestion administrative et comptable.