Secrétaire pédagogique

Métier
Formateur - Cadre formateur
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2249,37 brutes mensuelles
Service d'affectation
Centre de Formation et du Développement des Compétences (CFDC) - IFSI Saint Louis (Rive Gauche)
Présentation du service

Quotas d’étudiants accueillis : 165 étudiants par promotion au sein de l’IFSI et de 40 étudiants par promotion au sein de l’IFAS. 40 étudiants par promotion seront accueillis sur le site Ady Steg.

Partenariat universitaire avec l’université Paris Cité, pour le grade licence des étudiants en soins infirmiers.

Les stages sont réalisés en majorité au sein de structures hospitalières parisiennes du GHU Paris Nord.

Politique de stage orientée vers la recherche de stage accompagnée et stages à l’international (Erasmus+ ou autres).

Certifiés depuis 2019, les instituts de formation de Saint Louis sont engagés dans une démarche continue d’amélioration de la qualité, sur la base du Référentiel ISO 9001 : 2015 ainsi que Référentiel National Qualité (RNQ).

Vos missions

ACTIVITES

- Accueil des étudiants et des personnes extérieures

- Gestion du courrier

- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

- Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations

- Suivi des absences des étudiants en cours et en stage

- Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques

- Participation à l’organisation des épreuves de sélection d’entrée IFSI

- Gestion des documents administratifs d’entrée en formation

- Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d’enseignement

- Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l’équipe

- Etablissement des conventions de stage et feuilles de mises en stage

- Paiement des indemnités de stage et de transport

- Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles

- Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre)

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP campus).
- Filtrer les appels et les demandes
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Rédaction de compte rendu de réunion
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Définir un plan de classement et d’archivage
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- S’inscrire dans une démarche qualité

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Organisation et fonctionnement interne de l’institut
- Bureautique
- Accueil téléphonique
- Communication /relations interpersonnelles
- Classement et archivage
- Connaissance du référentiel de formation infirmier
- Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants

PRE-REQUIS
- Formation secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus

QUALITES REQUISES
- Capacités relationnelles et sens de l’accueil, disponibilité, souplesse
- Discrétion, loyauté, dynamisme
- Autonomie dans le travail
- Rigueur et méthode
- Esprit d’initiatives, sens de l’organisation, anticipation
- Sens du travail en équipe

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Principaux risques
- Travail sur écran
- Interruptions fréquentes
- Charge mentale - Stress

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
7h30
Télétravail
Non
Vos avantages à l'AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.


Description de l'hôpital

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Référence de l'offre
2025-19273