Coordinateur (trice) adminsitratif(ve) (h/f)

MISSIONS AFFERENTES AU POSTE :
Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire de la direction et accompagne les responsables de service de la direction grâce à la mise en place d'outils de gestion.
- Il/elle accompagne l'assistant administratif, coordonne, organise et évalue les missions de coordination de la direction.
- Il/elle est chargé(e) de garantir l'organisation, la supervision et le bon fonctionnement des dispositifs de contrôle des accès aux différents sites portuaires (Jarry, Pointe-à-Pitre, Bergevin, etc.), dans le respect de la réglementation en vigueur (Code ISPS, Code des ports maritimes, législation nationale en matière de sûreté et sécurité.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion administrative et communication de la direction :
- Gérer l'assistanat de la direction
- Assurer l'organisation de l'agenda
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
- Suivre les conventions liées à l'activité de la direction
- Rédiger les comptes rendus de réunion de la direction
- Gérer l'organisation logistique des réunions
- Gérer les commandes de fournitures
- Assurer l'archivage des services
- Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi,
- Assurer la gestion quotidienne des demandes d'accès aux installations portuaires.
- Superviser le traitement des demandes d'accès (badges, autorisations, laissez-passer, etc.)
- Garantir le bon fonctionnement et le paramétrage du système informatisé de traitement des demandes
d'accès (mise en production fin mai).
- Coordonner les correspondants sûreté des entreprises usagères (environ 600 correspondants).
- Suivre les formations e-learning des usagers, depuis le déploiement de l'application au début de l'année
2025.
- Traiter les demandes et assurer le suivi des habilitations administratives via l'application CEZAR.
- Superviser le contrôle effectué par les agents d'accueil du prestataire privé : vérification des missions
des usagers (prestataires et chauffeurs routiers) avant accès.
- Garantir la conformité des accès avec les règles ISPS et les procédures internes
- Assurer et développer la communication de la direction.
Gestion budgétaire :
- Participer au suivi budgétaire des services de la direction (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services de la direction
- Gérer la facturation et l'encaissement des paiements des badges (2 500 badges permanents, 483 sociétés).
- Mettre à jour les bases de données liées aux accès et aux autorisations.
Dans le cadre de l'amélioration continue, le ou la coordinateur.rice administratif.ve est également
chargé(e) de :
- Proposer des actions d'amélioration du dispositif de contrôle d'accès ;
- Contribuer à la modernisation des outils (numérisation, système de contrôle automatisé, badges
RFID.) ;
- Piloter le déploiement et l'optimisation du système de traitement informatisé des demandes d'accès, et
assurer le lien avec le prestataire technique.
- Animer le réseau des correspondants sûreté des entreprises, organiser des points de suivi réguliers et
faire remonter les besoins.
- Mettre en place des indicateurs de performance pour le suivi des formations e-learning et proposer des
actions correctives.
- Optimiser les processus de demande et de suivi des habilitations administratives sur l'application
CEZAR.
- Contrôler la qualité et la conformité des procédures de vérification réalisées par le prestataire, proposer
des plans d'action.
- Piloter le processus complet de facturation des badges, du calcul des tarifs à l'émission des factures et au suivi des règlements.
Relations internes et externes
- Interne : Directeur de la sûreté/sécurité, service Exploitation, Ressources Humaines, Direction Financière, DSI.
- Externe : Prestataire informatique, prestataire d'accueil, correspondants sûreté des entreprises, fournisseurs.
Formation :
- Bac +2 à Bac +4 dans le domaine de la logistique, de la gestion