RESPONSABILITÉS :
Rattaché à la Directrice de la Maîtrise d'Ouvrage et au Directeur de la Réhabilitation, vous assurez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel stratégique. Véritable appui au quotidien, vous facilitez la gestion des directions et contribuez activement au bon fonctionnement des activités.
Votre rôle consiste à coordonner les flux d'informations, à assurer le suivi des relations internes et externes, et à garantir le respect des délais et des contraintes opérationnelles dans un environnement exigeant.
MISSIONS PRINCIPALES
Gestion Administrative et Opérationnelle
• Pilotage d'agendas : Organisation des rendez-vous et planification complexe des réunions.
• Communication : Gestion et filtrage des appels, courriers et courriels.
• Production documentaire : Rédaction, mise en forme et diffusion de notes, comptes rendus, rapports et présentations.
• Gestion documentaire : Classement, archivage et mise à jour rigoureuse des dossiers.
• Suivi RH : Gestion administrative des absences et des congés du périmètre.
• Onboarding : Participation active à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Organisation et Coordination
• Logistique de réunions : Élaboration des ordres du jour, préparation des supports et diffusion des comptes rendus.
• Interface : Coordination fluide entre les services internes et les partenaires externes.
• Suivi d'activité : Pilotage des échéances, des priorités et du plan d'action de la Direction.
Support Stratégique à la Direction
• Aide à la décision : Préparation de dossiers stratégiques, collecte d'informations et réalisation de synthèses.
• Pilotage : Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et de tableaux de suivi.
• Confidentialité : Manipulation et gestion d'informations sensibles.
• Projets : Contribution active à la conduite de missions transversales.
CADRE ORGANISATIONNEL SPÉCIFIQUE
Le poste s'inscrit dans un pôle d'assistantes de direction piloté de manière transverse par l'assistante de la Direction Générale. Ce cadre vise à harmoniser les méthodes de travail et garantir la cohérence des pratiques collectives.
Une dimension forte de coordination inter-directions est requise pour assurer l'alignement des process et la fluidité des échanges.
PROFIL RECHERCHÉ :
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et Expérience
• Niveau : Bac +2 / Bac +3 minimum (Gestion, Assistanat, Secrétariat ou équivalent).
• Expérience : 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique ou de direction.
• Savoir-faire : Expérience confirmée dans l'organisation de réunions de direction.
Compétences Techniques
• Maîtrise experte du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à produire des livrables de haute qualité professionnelle.
• Atout supplémentaire : Connaissance du logiciel IKOS.
Qualités Personnelles
• Rigueur, réactivité et forte capacité d'anticipation.
• Excellentes qualités rédactionnelles et sens de la synthèse.
• Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
• Aisance relationnelle, esprit collaboratif et adaptabilité.
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