Assistante de direction h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
Service d'affectationDirection des Soins
Présentation du service
La Direction des Soins, située sur le site de Tenon au RDC du bâtiment GARDIE porte 6, est composée de 4 personnes :
- Un coordonnateur des soins
- Un adjoint du coordonnateur des soins - Cadre supérieur de santé, expert en soins
- Un cadre supérieur de santé chargé de missions RH
- Un assistant médico-administratif

La Direction des Soins est chargée de l'ensemble des activités présentes sur le site dont notamment l'équipe rattachée directement à elle. Celle-ci comprend :

· 2 Infirmiers chargés de missions transversales (IDE «Plaies et Cicatrisation & Stomies» et IDE «Orbis»)

· L'équipe des brancardiers de jour (1 cadre)

· L'équipe de la suppléance de Tenon, jour et nuit (7 cadres)

· L'équipe de la chambre mortuaire

· L'équipe de la diététique

· L'équipe des blocs opératoires (1 cadre supérieur et 4 cadres)

Par ailleurs, l'équipe de la Direction des soins accompagne les 13 DMU (Départements Médico-Universitaires) qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets ou de par leur activité.

La Direction des soins de Tenon est rattachée à la Coordination Générale des Soins du Groupe Hospitalier AP-HP. Sorbonne Université

Vos missions
Assurer le secrétariat de la Direction des soins

Accueil physique des personnes internes et externes

Réception, traitement, orientation et suivi des appels téléphoniques

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la Direction : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage

Gestion et enregistrement des courriers/mails (envoi et réception)

Etablissement des ordres de mission et états de frais de déplacement

Classement, archivage et administration de documents sur informatique

Reproduction de documents

Gestion logistique de la Direction

Gestion des fournitures

Gestion des réservations des salles de réunion du site

Assurer la gestion de l'agenda du Coordonnateur général des soins et de l'adjoint et organiser les réunions

Prises de rendez-vous et tenue des agendas du coordonnateur des soins et de l'adjoint

Planification et organisation de réunions pour la Direction des Soins (réservation de salles, coordination de l'ordre du jour, envoi de convocation et diffusion du compte rendu)

Gestion des déplacements extérieurs

Suivi des dossiers/Projets de la Direction des Soins

Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants

Prise de notes, rédaction de comptes-rendus, courriers ou messages

Reprise de notes pour établir des relevés de conclusion

Gestion de dossiers transversaux

Gestion et suivi des stages paramédicaux

Profil recherché
Diplôme Professionnel(s) requis ou souhaité(s)
Diplôme niveau Bac +2 de secrétaire ou assistante de Direction ou équivalent.

Expérience et connaissance souhaitée
Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de Direction
Maîtrise indispensable des outils bureautiques

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
TélétravailOui
Vos avantages à l'AP-HPAVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION - Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre) - Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge AIDE AU LOGEMENT - Possibilité de logements à tarifs préférentiels dans le parc APHP pour les titulaires AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking, stationnement vélos et de place en crèche - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) - Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpitalSitué à Paris (20è arrondissement), l'hôpital Tenon prend en charge la plupart des pathologies à tous les âges de la vie notamment via son service d'Urgences et ses nombreuses spécialités médicales. Il dispose d'un Centre expert en cancérologie et d'une maternité de type 2.
Référence de l'offre2