Secrétaire du département des ressources opérationnelles

Missions :

Secrétariat :

* Organiser le traitement et la circulation de l’information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives, note d’information et note de service, procédures)

* Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, papeterie, approvisionnement de la pharmacie)

* Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventions… liées à l'activité du département

* Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes…)

* Administration des documents QUALINEO (événements indésirables + registre des plaintes) en lien avec l’ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire

* Suivi des fichiers contacts

* Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus et diffusion

* Organisation et suivi de l’archivage des documents (dématérialisé et papier)

RH :

* Coordination et suivi des recrutements Département // DRH, Mise à jour de l’organigramme

* Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH

* Organisation des rendez-vous des évaluations et liaison DRH

* Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département// DRH

* Edition et transmission des plannings d’astreinte et relevé des interventions

Finances :

* Binôme de l’adjoint administratif du pôle (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, réception, liquidation, … des prestations de maintenance

* Gestion des petits achats et suivi des prestations SAV Equipements hors maintenance, commandes, enregistrements, réception

* Suivi des devis reçus, et des bons de commande/ enregistrement et dispatchnig dans les dossiers projets

* Envoi des bons de commandes et suivi des bonnes réceptions

* Suivi des relances sur impayés

Technique et logistique :

* Mise à jour du classeur « Plan Blanc »

* Mise à jour et suivi du Registre des déchets, bilan annuel

* Mise à jour et suivi des locations VAE, bilan annuel

* Suivi et instruction des déclarations d’assurances DB ; BM et Véhicules, bilan annuel

* Validation des réservations Véhicules

* Interface et gestion des Contravention Agents

* Enregistrement et suivi du dossier Amiante

* Enregistrement et diffusion des rapports et réserves des contrôles réglementaires

* Mise à jour et diffusion du fichier hotline (astreintes technique)

* Suivi des consommations énergétiques sur factures, et bilan annuel

* Suivi du fichier « casses » et bilan annuel

* Renfort sur la gestion des badges

Système d'information :

* Mise à jour de l’annuaire téléphonique interne

* Intégration des communications, procédures, calendriers, annuaires (…) administratifs dans SP

Domaines d’activité :

1. Secrétariat – Assistance direction

2. Participation aux fonction RH du département

3. Appui aux fonctions Financières et Achat

4. Suivi de projets et dossiers en appui des services du département