Assistant(e) administratif(ve)

Service

La mission de la Direction de l'Enseignement (Advance Training Office) est de coordonner, diffuser et promouvoir les activités de formation et développement de carrière à l’Institut Curie et faire connaitre l’offre de formation de l’Institut à l’extérieur.

Pour en savoir plus : Site Web Formation Avancée de l'Institut Curie

Au sein de la Cellule Enseignement, service support dédié à l’enseignement, vous interviendrez en soutien de l’équipe pour tous les aspects administratifs.



Missions Principales

Au sein de la Direction de L’Enseignement (Advanced Training Office), vous êtes rattaché(e) à la directrice de l’Enseignement Graça Raposo, et vous assurerez la mise en œuvre et le suivi des opérations financières, RH et administratives liées à l’activité du service sur le périmètre du Centre de Recherche de L’Institut Curie, dans le respect des techniques, règles et procédures.



Activité 1 : Organisation et gestion des frais

* Établissement de notes de frais et demandes de remboursement (transmises au service comptabilité)

* Saisie des commandes (bons de commande), transmission des commandes aux fournisseurs, gestion litiges, saisie des bons de livraison, transmission des factures au service comptabilité

* Soutien à la gestion des frais de participation aux cours payants

Activité 2 : Gestion et contrôle budgétaire générale du service

* Assurer et suivre le processus de dépenses avec les commanditaires, les services financiers internes et les fournisseurs externes

* Garant de la bonne utilisation des fonds générales du service



Activité 3 : Soutien logistique des activités de formation

* Soutien à l’organisation des séjours / voyages et de personnes extérieures

* Réception de prestataires



Activité 4 : Secrétariat

* Assurer la planification des réunions d’équipe

* Réservation de salles, restaurants

* Classement, archivage



Spécificités du poste : Contexte international, interactions fréquentes avec des interlocuteurs variés.

Ces tâches ne sont pas exhaustives et pourront être complétées par des missions ponctuelles en fonction des besoins du service.